Die effiziente Herstellung von qualitativ hochwertigen Produkten mit Gewinn und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften erfordert eine beständige Arbeitsweise. Viele Unternehmen helfen sich selbst, indem sie Standardarbeitsanweisungen (SOPs) einführen, in denen schrittweise Anweisungen zur Implementierung wichtiger Verfahren gegeben werden. SOPs sorgen für Genauigkeit und Qualitätskontrolle. Sie werden in einer Vielzahl von Unternehmen und Organisationen eingesetzt, insbesondere in den Bereichen Regierung, Produktion, Forschung und Entwicklung, Laboratorien und Hochschulen. Da einzelne Einheiten in Unternehmen unzählige Verfahren haben, benötigen sie unterschiedliche SOPs. Daher ist es hilfreich, den Leitern jeder Einheit eine SOP-Vorlage zu geben, die einen Ausgangspunkt für das Schreiben ihrer eigenen Prozeduren und SOP-Handbücher bietet. SOP-Vorlagen enthalten alle wichtigen Komponenten, die für jedes Verfahren erforderlich sind.
Anleitung für SOP-Autoren bei der Festlegung, welche Art von Verfahren geschrieben werden muss. Die Vorlage sollte ihnen ein einfaches Entscheidungsinstrument bieten, das auf der Anzahl der Entscheidungen basiert, die von den Arbeitnehmern zur Durchführung der Verfahren getroffen werden müssen. Weisen Sie darauf hin, dass bei Routineprozeduren, die kurz sind, der Arbeiter nur wenige Urteile fällen muss und dass er in einfachen Schritten ausgeschrieben werden kann. Beispiel: Tun Sie A, dann B und dann C. Beachten Sie, dass langwierige Prozeduren, für die einige Entscheidungen erforderlich sind, ein hierarchisches Schritteformat verwenden können, in dem der Arbeiter in der Reihenfolge angegeben wird, in der die Prozedur ausgeführt werden muss, und häufig Teilschritte enthalten, die zum Abschließen des Prozesses erforderlich sind ganze Aufgabe. Bieten Sie Beispiele für Flussdiagramme oder Infografiken, um Verfahren zu beschreiben, die kompliziert und langwierig sind und mehrere Entscheidungen erfordern. Zum Beispiel: Machen Sie A. Wenn "normal", tun Sie B, C und D. Wenn "abnormal", wiederholen Sie zur Bestätigung A und dann E, F und G.
Beschreiben Sie die einzelnen Schritte für das Schreiben. Beispielsweise sollte jedes Verfahren einen Titel, Zweck, Umfang und die Methoden und Verantwortlichkeiten für die Durchführung des Verfahrens haben. Fordern Sie die SOP-Autoren dazu auf, eine einheitliche Namenskonvention für Titelverfahren zu verwenden. Empfehlen Sie ihnen, den Umfang des Verfahrens zu bestimmen, beispielsweise, auf wen das Verfahren wann und unter welchen Umständen angewendet wird. Sie können auch beschreiben, wann die einzelnen Prozeduren nicht verwendet werden sollen. Geben Sie im Abschnitt Methoden und Verantwortlichkeiten ein schrittweises Protokoll für die Ausführung einer Prozedur an. Die Vorlage sollte einfache, kurze Sätze mit Aktionsverben enthalten.
Geben Sie Definitionen und Ressourcenanforderungen an. Für jedes Verfahren sollte ein Abschnitt definiert werden, der die im Dokument verwendeten Begriffe definiert und Akronyme beschreibt. Außerdem sollten die Mitarbeiter darüber informiert werden, welche Dokumente, Ausrüstung oder anderes Material sie zur Durchführung des Verfahrens benötigen. Verweisen Sie auf andere verwandte Verfahren, die der Arbeitgeber entweder vor der Zeit durchführen muss oder die er kennen muss, um die Aufgabe zu erledigen. Vergessen Sie nicht andere wichtige Komponenten, die die Vorlage haben muss. Dazu gehören der Zeitpunkt des Inkrafttretens des Verfahrens und der letzte Zeitpunkt, zu dem das Verfahren überprüft wurde.
Tipps
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Abhängig von Ihrem Unternehmen kann es auch wichtig sein, der SOP eine Sicherheitsstufe zuzuweisen, um zu klären, welche Berechtigungsstufe für die Durchführung des Verfahrens erforderlich ist. Verwenden Sie die Vorlage, um auch Bedingungen zu beschreiben, unter denen der Mitarbeiter den Vorgang sicher durchführen kann.
Warnung
Gegebenenfalls Hinweise zu Gesundheit und Sicherheit oder zu Verstößen gegen Vorschriften einschließen. Stellen Sie einen Platz in der Vorlage bereit, und verwenden Sie Methoden, um wichtige Warnungen hervorzuheben, wie z. B. Fettdruck oder Nebenboxen dieser Meldungen. Beschreiben Sie, was passieren würde, wenn das Verfahren nicht oder nicht ordnungsgemäß befolgt wird. Dies kann bedeuten, dass dies zu Körperverletzungen, Tod, Geräteschäden, fehlerhaften Produkten, Bußgeldern, Rechtsstreitigkeiten oder der Schließung eines Unternehmens führt.
