Alleinige Quellenbegründungen (SSJs) sind in den meisten Instituten eine Anforderung, bei der der Kauf von Gegenständen (Verbrauchsmaterialien, Ausrüstungen, Dienstleistungen usw.) ab einer bestimmten monetären Schwelle eine multifaktorielle Erklärung dafür erfordert, warum diese Gegenstände nur aus einer Quelle stammen können. Viele finden das Schreiben von SSJs als umständlich und verstehen nicht, warum die Erklärung, dass dies der Artikel ist, den sie kaufen möchten, eine Rechtfertigung ist. Die Einkaufsabteilung muss jedoch triftige Gründe dafür haben, warum diese Artikel nicht in einem vollständigen und offenen Wettbewerb beschafft werden können, bei dem ein fähiger Verkäufer auf den Vertrag bieten kann. Während die meisten Institute über eigene Vorlagen für die Beantragung eines geeigneten SSJ verfügen, werden in diesem Artikel die grundlegenden Schritte beschrieben, die zur Begründung aller derartigen Bestellanforderungen erforderlich sind.
Benennen Sie das Textverarbeitungsdokument als alleinige Quelle. Benennen Sie gegebenenfalls die spezifische Bestellnummer und geben Sie die institutionellen Richtliniennummern an, aus denen hervorgeht, warum eine einzige Quelle für diese Anforderung erforderlich ist.
Beschreiben Sie die besonderen Verwendungen des Artikels. Geben Sie genau an, für was der Artikel sein soll und was er tun soll. Geben Sie hier alle Projektnummern und Titel an, die das betreffende Material unterstützt.
Nennen Sie die Unterscheidungsmerkmale des Artikels und warum dies der einzige ist, der die Anforderungen erfüllt. Dies kann ein Add-On zu einem vorhandenen System oder das Ersetzen eines vorhandenen Systems sein. Urheberrechte und Marken können hier je nach Situation zutreffend sein.
Erklären Sie, was passieren würde, wenn stattdessen ein anderer, ungleicher Gegenstand beschafft würde. Berücksichtigen Sie alle Verzögerungen bei der Schulung, Änderungen an den Standardarbeitsanweisungen usw., die die Institution Zeit, Geld und den vollständigen Abschluss der Projekte kosten würden.
Erläutern Sie die durchgeführten Arbeiten, um zu bestimmen, welche anderen, ähnlichen Artikel von anderen Anbietern angeboten werden, und warum diese Artikel die in den vorherigen Schritten genannten Anforderungen nicht erfüllen. Dies muss möglicherweise explizit sein, um Folgendes zu enthalten: Firmennamen, Kontaktinformationen und in einigen Fällen gültige Angebote.
Geben Sie den Namen, den Titel und die Kontaktinformationen des Hauptansprechpartners für das SSJ an (dies muss nicht die Person sein, die es verfasst hat) und fügen Sie der Bestellung eine Kopie bei.
Tipps
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Folgen Sie immer der vorgeschlagenen institutionellen Vorlage für eine SSJ, wenn eine verfügbar ist, da dies der sicherste Weg ist, eine Genehmigung zu erhalten. Sprechen Sie mit anderen, die SSJs geschrieben haben, und fragen Sie nach Beispielen für erfolgreiche Einreichungen. Bewahren Sie dieses Dokument nach erfolgreicher Einreichung an einem sicheren Ort auf und stützen Sie alle zukünftigen darauf. Es ist offensichtlich wichtig, so viele Informationen wie möglich über die angeforderten Elemente bereitzustellen. Je weniger Zeit der Einkauf braucht, um sich an den Auftraggeber der SSJ zu wenden und ihm Fragen zu stellen, desto weniger Zeit wird es dauern, um die Artikel zu erhalten.
Warnung
Der Einkaufsprozess wird auf breiter Front strenger und die SSJs werden immer komplizierter und lästiger. Nehmen Sie diesen Prozess ernst, zeigen Sie Respekt für die Verfahren und hoffen Sie auf das Beste.
