Das Protokoll der Übermittlungsseite eines Berichts funktioniert ähnlich wie ein Bewerbungsschreiben. Betrachten Sie es als Ihren persönlichen Abstand zum Leser. Schreiben Sie, was Sie dem Empfänger sagen würden, wenn Sie ihm den Bericht persönlich übergeben haben, aber sammeln Sie zuerst Ihre Gedanken.
Bevor Sie schreiben, müssen Sie genau festlegen, was Sie sagen möchten. Identifizieren Sie Ihr Publikum und bewerten Sie deren spezifische Bedürfnisse und Wünsche. Berücksichtigen Sie diese Punkte, wenn Sie ein Memo der Übermittlung und den Rest Ihres Berichts oder Vorschlags erstellen.
Adressieren Sie das Übertragungsprotokoll mit der einfachen Formatierung. Wenn Ihre Organisation über eine Memo-Vorlage verfügt, verwenden Sie diese. Wenn nicht, verwenden Sie dieses Setup als Ausgangspunkt:
MEMORANDUM
An: Name und Titel des Empfängers Von: Ihr Name und Titel Datum: Datum, an dem Sie sich im Bericht befinden Betreff: Name des Berichts
Schreiben Sie eine Eröffnungserklärung. „Hier ist der Bericht, den Sie angefordert haben, zum Beispiel…“. Es muss nicht lange dauern. Ein paar einfache Sätze erledigen die Arbeit. Verwenden Sie das Geschäftsblockformat für diesen Absatz und den Rest Ihres Memos. Platzieren Sie zwischen den einzelnen Absätzen eine feste Rückgabe oder ein Leerzeichen, aber geben Sie keinen Tabulator oder Einzug ein, bevor Sie einen neuen Abschnitt beginnen.
Schreiben Sie einen einleitenden Absatz. Beschreiben Sie den Umfang des Berichts, was genau darin enthalten ist und wie Sie Ihre Informationen gesammelt haben.
Schreiben Sie den Hauptteil der Notiz. Erläutern Sie, wie nützlich der Bericht für den Leser ist. Präsentieren Sie Ihre wichtigsten Schlussfolgerungen und zeigen Sie Ihrem Publikum interessante Ergebnisse oder Kapitel mit besonderem Interesse. Alle Informationen, die den Bericht für Ihren Leser nützlicher oder zugänglicher machen, können in diesem Abschnitt enthalten sein. Vielleicht möchten Sie sogar Vorschläge für weitere Untersuchungen machen.
Verfassen Sie einen abschließenden Absatz. Schreiben Sie dem Leser eine kurze Dankeserklärung und bestätigen Sie die wichtige Hilfe, die Sie von Kollegen erhalten haben. Bieten Sie auch an, etwaige Punkte zu klären oder bei Bedarf weitere Arbeit zu leisten.
Überprüfen Sie das Dokument auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
Bitten Sie einen Kollegen, dem Sie vertrauen, Ihre Arbeit zu überprüfen. Ihre frischen Augen konzentrieren sich auf verwirrende Sprache und Tippfehler.
Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und beziehen Sie die Vorschläge Ihres Korrekturlesers ein.
Fügen Sie das vollständige Übermittlungsprotokoll in den Rest Ihres Berichts ein. Platzieren Sie es direkt vor dem Inhaltsverzeichnis und nach der Titelseite des Berichts.
Tipps
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Schreiben Sie das Memo der Übermittlung und andere vorläufige Teile Ihres Berichts zuletzt, da sie sich auf den Rest des Dokuments beziehen.
Warnung
Übermittlungsnotizen werden nur für interne Dokumente verwendet. Wenn Ihr Bericht für eine externe Zielgruppe wie einen potenziellen Kunden bestimmt ist, schreiben Sie stattdessen ein Übermittlungsschreiben. Die Informationen sind dieselben, verwenden Sie jedoch das Formatieren von Geschäftsbriefen, um Ihr Dokument anzusprechen.
