Damit Ihr Büro effektiv und effizient abläuft, müssen Sie Ihre Termine richtig einplanen können. Wenn Sie zwischen den Terminen zu viel Zeit einplanen, wird wertvolle Zeit verschwendet und die Produktivität verringert. Andererseits können Terminüberschreitungen zu langen Wartezeiten führen, die die Kunden irritieren und möglicherweise dazu führen, dass sie aufstehen und hinausgehen. Es gibt einige Dinge, die Sie berücksichtigen müssen, um einen Zeitplan zu erstellen, von dem alle profitieren.
Entscheiden Sie, ob Sie ein Terminkalender oder ein Computersoftwareprogramm verwenden möchten. Beide sind gleichermaßen effektiv, obwohl der Computer Informationen viel schneller abrufen kann, als in einem Buch danach zu suchen. Terminkalender und Softwareprogramme sind in Geschäften und online weit verbreitet. Eine weitere Option ist die Verwendung eines kostenlosen webbasierten Kalenders für Ihre Planung. Dies bietet den Vorteil des Zugriffs von jedem Computer aus.
Blockieren Sie alle Tage, an denen Ihr Büro geschlossen ist. Dies kann Wochenenden, Feiertage, Ferientermine und andere Vorkommnisse umfassen, die zur Schließung des Büros führen können. Durch das vorzeitige Sperren dieser Termine wird sichergestellt, dass Sie nicht versehentlich Termine buchen, wenn sich niemand in der Nähe befindet.
Blockieren Sie die Stunden des Tages, an denen Sie keine Termine vereinbaren. Zum Beispiel können Sie erst ab 9 Uhr nachmittags Termine aufnehmen. Dann können Sie eine Mittagspause von 12 bis 13 Uhr einnehmen. Der Tag im Büro kann um 17:00 Uhr enden, so dass Sie keine Termine nach 16:30 Uhr planen möchten.
Legen Sie die Zeit fest, die Sie für jeden Termin benötigen. Eine Arztpraxis kann ihre Zeit in fünfzehnminütigen Blöcken einstellen, während ein Friseursalon sich für dreißig Minuten entscheiden kann. Wenn ein Termin länger dauert, können zwei Zeitblöcke für eine Person vorgesehen werden. Eine Dauerwelle kann beispielsweise eine Stunde dauern. Ein Friseur könnte zwei halbe Stunden Zeitblöcke für diesen einen Kunden zur Verfügung stellen.
Machen Sie die Termine nach den Bedürfnissen des Kunden. Wenn der Kunde bis 15 Uhr zu Hause sein muss Damit ihre Kinder aus dem Schulbus aussteigen können, sollten Sie sie für 13.00 Uhr einplanen. geplanter Termin. Tun Sie immer Ihr Bestes, um den Kunden unterzubringen.
Tipps
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Geben Sie dem Kunden immer eine Terminkarte, um ihn an seinen zukünftigen Termin zu erinnern. Rufen Sie alle Termine am Vortag an, damit Sie bestätigen können, dass sie noch kommen.
Warnung
Wenn Sie für Nichterscheinen eine Gebühr in Rechnung stellen, müssen Sie die Kunden darüber informieren, wenn sie ihren Termin vereinbaren.
