Wenn Sie eine Voicemail hinterlassen, ist es wichtig, sich professionell zu vertreten. Wenn Sie ernst genommen werden möchten, müssen Sie wissen, wie Sie eine Nachricht richtig hinterlassen, was Sie sagen und wie Sie Ihre Nachricht beenden sollen.
So hinterlassen Sie eine Voicemail
Sie hinterlassen wahrscheinlich eine Nachricht, in der ein Rückruf angefordert wird. Die Art und Weise, wie Sie sich am Telefon präsentieren, beeinflusst die Wahrscheinlichkeit, dass die Person zurückruft. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie sagen werden, bevor Sie den Anruf tätigen. Beginnen Sie damit, Ihren Namen und den Namen Ihres Unternehmens oder das Unternehmen, von dem aus Sie anrufen, zu sagen. Geben Sie Ihre Telefonnummer zweimal an, damit der Empfänger genügend Zeit hat, die Nummer aufzuschreiben.
Wenn Sie einen eindeutigen Namen haben, buchstabieren Sie ihn bei der ersten Eingabe Ihrer Telefonnummer. Selbst wenn Sie nervös sind, sprechen Sie langsam, als würden Sie die Informationen aufschreiben. Schnelles Sprechen kann die Person, mit der Sie Kontakt aufnehmen möchten, verwirren. Eine Voicemail sollte nicht länger als 30 bis 45 Sekunden sein. Gehen Sie direkt zum Punkt Ihres Anrufs.
Üben Sie Professionalität, während Sie eine telefonische Nachricht beenden
Obwohl es gut ist, an eine telefonische Nachricht zu gelangen, möchten Sie niemals einfach nur Ihren Namen und Ihre Telefonnummer angeben und der Person mitteilen, dass sie zurückrufen soll. Es muss mehr Informationen geben. Sie müssen kurz beschreiben, warum Sie anrufen. Nachdem Sie Ihre Informationen hinterlassen haben, können Sie der Person mitteilen, zu welcher Zeit Sie bis zur Verfügung stehen, und sie auch darüber informieren, dass sie nach Belieben anrufen kann.
Hinterlassen Sie Ihre Nummer am Ende der Nachricht, fordern Sie einen Anruf an und erwähnen Sie, dass Sie es morgen erneut versuchen werden. Nichts zeigt mehr Hingabe, als es noch einmal zu versuchen.
Beenden Sie immer mit Wertschätzung, z. B. danke sagen. Sie können das Gespräch auch beenden, indem Sie ihm sagen, dass Sie beschäftigt sind, aber Sie würden sich über einen Rückruf freuen. Wie auch immer Sie Ihre Voicemail beenden, stellen Sie sicher, dass Sie lächeln, wenn Sie es sagen. Ein stirnrunzelnder Mund hat einen anderen Klang als ein lächelnder Mund. Die Menschen können spüren, ob jemand glücklich ist und auf der anderen Leitung lächelt. Lächeln Sie also, wenn Sie die Chance auf einen Rückruf erhöhen möchten.
So beenden Sie eine Voicemail-Begrüßung
Vermeiden Sie überzogene Phrasen wie "Ihr Anruf ist für mich wichtig", während Sie Ihre Voicemail-Begrüßung für Ihre im Büro geschlossene Voicemail-Nachricht einrichten. Beginnen Sie Ihre Begrüßung, indem Sie sich entschuldigen, dass Sie ihren Anruf verpasst haben. Geben Sie einen voraussichtlichen Zeitrahmen an, in dem Anrufer einen Rückruf erwarten können und alles andere, was für sie wichtig ist. Halten Sie Ihre Begrüßung kurz und knapp, damit Ihre Anrufer eher eine Nachricht hinterlassen. Die durchschnittliche Begrüßung sollte etwa 25 Sekunden betragen.
Ein Beispiel für eine Voicemail-Begrüßung könnte sein: "Hallo, Sie haben erreicht (Firmenname). Es tut mir leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen und Ihre beste Telefonnummer, unter der Sie erreichbar sind. Ich melde mich bei Ihnen." 24 Stunden. Danke."
