Der Überblick über das Inventar ist definitiv nicht einer der erfreulichsten Bestandteile eines Produktgeschäfts. Es erfordert harte manuelle Arbeit (Heben, Bewegen, Zählen), Papierkram und viel Zeit, die Sie hinter einem Computer verbringen. Die gute Nachricht ist, dass, wenn Sie Ihr Inventarverfolgungssystem endlich eingerichtet haben, Ihr Unternehmen wesentlich effizienter wird. Sie können Trends bei Umsatz und Rendite nachverfolgen, Sie wissen, wann der ideale Zeitpunkt ist, um mehr Produkte zu bestellen oder herzustellen, und Sie können Ihre Jahresabschlüsse und Zusammenfassungen schneller zusammenstellen.
Zählen Sie Ihre Produkte, um den Anfangsbestand zu bestimmen. Sobald Sie Ihre endgültigen Zahlen erhalten haben, kategorisieren Sie Ihr Inventar zunächst nach Produktnamen und dann nach den anderen spezifischen Attributen der Produkte, z. B. Farbe, Größe, Datum oder Stil. Wenn Sie beispielsweise bestickte T-Shirts als Inventar halten, sollten Sie sie nach der Nachricht auf dem T-Shirt, dann nach Farbe und dann nach Größe kategorisieren. Dies erleichtert Ihnen das Nachverfolgen und Finden des benötigten Inventars.
Erstellen Sie eine Kalkulationstabelle in Microsoft Excel, um den Bestand zu verfolgen, wenn Sie weniger als 10 Produktarten im Bestand haben. Erstellen Sie für jedes Produkt ein neues Arbeitsblatt und beginnen Sie mit der Auflistung der anfänglichen Inventur. Von diesem Punkt an subtrahieren Sie wöchentlich alle Verkäufe jedes Produkts, die gemäß Ihren Registrierungsinformationen ausgehen. Fügen Sie neues Inventar hinzu, sobald es ankommt. Passen Sie die Lagerbestandsmenge an, wenn Produktrückgaben vorliegen. Stellen Sie sicher, dass Sie das Datum neben jedem Eintrag angeben.
Wenn Sie mehr als zehn Arten von Produkten zur Inventur haben, sollten Sie stattdessen eine Inventardatenbank in Microsoft Access einrichten (siehe Ressourcen für eine Verknüpfung zu einer Vorlage, die Sie verwenden können). Die Microsoft Access-Datenbankinventarvorlagen sind attraktiver, automatisierter und benutzerfreundlicher. Außerdem können Sie bequem Inventarberichte drucken, um Verkäufe, Inventarzugänge und Retouren zu verfolgen.
Wenn Sie ein Einzelhändler in einem Geschäft sind, der viele verschiedene Artikel verkauft, erwerben Sie eine professionelle Software für die Bestandsverwaltung, die Sie mit einem Barcode-Scanner und den Registern in Ihrem Geschäft integrieren können. Dies ist kostspielig, aber die Kosten sind es wert, da das manuelle Aktualisieren einer Datenbank mit so vielen zu überwachenden Elementen zu überwältigend und zeitaufwändig wird (siehe Ressourcen für einen Vorschlag zur Inventarverfolgungssoftware). Wenn Sie ein Großhändler, Distributor oder Hersteller sind, der nur mit Rechnungen arbeitet (keine Direktverkäufe an Kunden), können Sie Ihren Bestand auch anhand Ihrer Rechnungsunterlagen verfolgen.
Wenn Sie ein Einzelhändler in einem Geschäft sind, führen Sie mindestens einmal pro Jahr eine manuelle Bestandsüberprüfung durch, um sicherzustellen, dass das auf Papier befindliche Inventar dem Inventar im Geschäft entspricht. Aufgrund von Schwund (Diebstahl) können die Zahlen drastisch abweichen, wenn keine regelmäßige Bestandsüberprüfung durchgeführt wird. Ändern Sie die Zahlen auf Ihrem Computersystem, um die Schrumpfung wiederzugeben.
Tipps
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Wenn Sie ein sehr großes Geschäft haben, können Sie ein Drittunternehmen beauftragen, um Ihre manuelle Bestandsaufnahme durchzuführen. Sie erledigen ihre Arbeit normalerweise, wenn der Laden geschlossen ist und bis in die Nacht hinein. Während die Schrumpfung definitiv ein Problem für jedes Unternehmen ist, kann der Betrag, den Sie verlieren, abgeschrieben werden, wodurch Sie einen zukünftigen Steuervorteil erhalten. Dies ist ein weiterer Grund, warum es so wichtig ist, eine regelmäßige manuelle Bestandsüberprüfung durchzuführen, wenn Sie ein Einzelhandelsgeschäft betreiben.
