Buchhaltungsabteilungen schließen die Bücher normalerweise am Ende eines Abrechnungszeitraums, normalerweise monatlich. Der Quartalsabschluss und der Jahresabschluss sind von besonderer Bedeutung, da diese Zeiträume auch Meldefristen für Wertpapiere und Umtauschprovisionen für börsennotierte Unternehmen darstellen. Finanzberichte werden zum Quartals- und Jahresende erstellt und können vom Management und den Aktionären verwendet werden, um den Puls des Unternehmens zu ergreifen. Wo "nahe" Konten liegen, hängt von der Art des verwendeten Rechnungswesens und der Art des Kontos ab.
Kontoabschlüsse
Am Ende jedes Abrechnungszeitraums schließen die Buchhalter die temporären Konten für den Zeitraum. Jedes Konto fließt in das Hauptbuch ein, in dem die permanenten oder realen Konten geführt werden. Reale Konten sind solche, die durch das, was in der Bilanz erscheint, definiert werden: Aktiva, Passiva und Eigenkapital. Diese Konten werden niemals geschlossen, da ihre Salden auf die nächste Periode übertragen werden. Temporäre Konten beginnen jeden Monat nach Abschluss mit einem Nullsaldo.
Vertriebs-, Ertrags- und Aufwandskonten
Vertriebs-, Ertrags- und Aufwandskonten sind Konten, die während des gesamten Zeitraums zum Sammeln von Informationen verwendet werden, deren Endsaldo für den Monat auf dem entsprechenden Dauerkonto endet. Jedes dieser Konten beginnt mit einem Nullsaldo zu Beginn des Monats und wird nach dem Übertragen der Monatsaktivität in Form einer Zahl während des Schließens auf Null gesetzt. Einnahmenkonten umfassen alle Einnahmen, die für den jeweiligen Zeitraum generiert wurden. Aufwandskonten umfassen alle verschiedenen Ausgaben, die unabhängig voneinander kategorisiert werden, z. B. Miete, Nebenkosten, Gehaltsabrechnung und mehr. Ausschüttungskonten handhaben Ausschüttungen an die Anteilseigner und werden als "Kapitalbilanz" bezeichnet.
Vertriebskonten
Ein Vertriebskonto repräsentiert die Aktivität der im Monat durchgeführten Ausschüttungen. Dies kann Eigenkapitalzahlungen an die Aktionäre oder Dividenden an die Aktionäre beinhalten. Vertriebskonten in der Nähe des einbehaltenen Gewinnkontos. Die monatliche Tätigkeit wird auf dem Ausschüttungskonto erfasst und am Ende des Abrechnungszeitraums in das Konto mit den Gewinnrücklagen eingestellt. Das Vertriebskonto (es kann je nach Rechnungswesen des Unternehmens unter einem beliebigen Namen aufgerufen werden) beginnt den Monat mit einem Nullsaldo. Wenn im Monat keine Aktivität stattfindet, wird nichts übertragen. Wenn es eine Aktivität gibt, wird der Endsaldo auf das Konto mit den Gewinnreserven übertragen.
Gewinnrücklagen
Das Gewinnrücklagenkonto repräsentiert das von den Aktionären eines Unternehmens gehaltene Eigenkapital. Es handelt sich um ein permanentes Konto, das zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung gegründet wurde, und beinhaltet den kumulierten Gewinn des Unternehmens, vermindert um eventuelle Auszahlungen an Partner und Aktionäre. Jeden Monat schließt sich die Ausschüttung der Eigenkapitalzahlungen auf dieses Konto. Das Guthaben auf diesem Konto ist das, was das Unternehmen verdient hat, aber noch nicht an die Aktionäre ausgezahlt wurde. Aktionäre können sich dafür entscheiden, keine Dividendenzahlungen zu erhalten, und sie können stattdessen ihren Aktienwert erhöhen. Das Konto mit den Gewinnrücklagen ist von Jahr zu Jahr überfällig, und ein Guthaben auf diesem Konto ermöglicht es dem Unternehmen, sich finanziell zu positionieren, um die steigenden Kosten der Geschäftstätigkeit zu decken.
