Ziel einer Konferenzbroschüre ist es, die Teilnehmer zu einer Veranstaltung zu locken und ihnen den Konferenzplan mitzuteilen. Die Broschüre sollte daher Informationen über den Veranstaltungsort, die Referenten, Reisearrangements und andere wichtige Fakten enthalten. Die Kopie sollte klar, informativ und überzeugend sein und die Leser dazu auffordern, ihre Plätze zu reservieren, um persönlich oder beruflich davon profitieren zu können. Eine Einführung von einem prominenten Redner oder leitenden Angestellten bietet einen nützlichen Überblick über die Veranstaltung sowie eine Begrüßung potenzieller Delegierter.
Zielgruppe
Die Organisatoren der Konferenz richten ihre Veranstaltungen auf bestimmte Gruppen aus. Informieren Sie sich also über die Zielgruppe, um sicherzustellen, dass die Broschüre relevante Vorteile bietet. Das Publikum könnte so unterschiedlich sein wie Lehrer, leitende Angestellte aus der Automobilindustrie oder Bürger, die sich für Country-Musik interessieren. Um Informationen über das Publikum zu erhalten, fragen Sie die Organisatoren nach Publikumsprofilen der vorherigen Veranstaltungen. Organisatoren befragen ihr Publikum, fragen nach demografischen oder geschäftlichen Informationen und veröffentlichen Profile, um die Qualität ihrer Veranstaltungen für Delegierte, Präsentatoren und Sponsoren zu demonstrieren.
Vorteile für Delegierte
Die Broschüre muss den Teilnehmern erhebliche Vorteile für die Teilnahme bieten. Wirtschaftsdelegierte müssen in der Lage sein, eine Freistellung zu rechtfertigen, und private Teilnehmer möchten wissen, dass sie für ihr eigenes Geld einen Wert bekommen. Ermitteln Sie die Vorteile für die Zielgruppe. Die Konferenz kann eine einzigartige Gelegenheit bieten, weltberühmte Referenten zu hören, Demonstrationen der neuesten Produkte zu sehen oder die Fähigkeiten durch die Teilnahme an qualitativ hochwertigen Schulungen zu verbessern. Die Vorteile sind möglicherweise weniger greifbar, z. B. die Möglichkeit, sich mit anderen Menschen in einer Branche zu vernetzen, möglicherweise mit dem Ziel, einen Job zu landen oder einen Verkauf zu tätigen.
Logistische Informationen
Umfassende Informationen zur Konferenzlogistik sind unerlässlich. Laut dem American Conference Institute lauten die häufig gestellten Fragen der Konferenzteilnehmer zu den Themen Registrierung und Bezahlung, Reise- und Verpflegungsmöglichkeiten, Unterkunft und Stornierungen. Um den Lesern die Möglichkeit zu geben, sich für die Veranstaltung anzumelden, geben Sie die vollständigen Registrierungsdetails an. Legen Sie die Kosten für die Teilnahme fest, einschließlich etwaiger Rabatte für die vorzeitige Anmeldung. Geben Sie Kontaktdetails für Leser an, die zusätzliche Informationen benötigen, und teilen Sie den Delegierten mit, wann sie Willkommenspakete erhalten.
Konferenzprogramm
Legen Sie das Konferenzprogramm mit Zeitplänen und Details zu jeder Sitzung fest, damit die Delegierten ihre Zeit auf der Konferenz planen können. Lassen Sie die Delegierten mehr über das Format der Konferenz wissen, das Präsentationen, Gesprächsrunden, Workshops und Ausstellungen umfassen kann. Biografien der Vortragenden helfen den Delegierten bei der Auswahl der Sitzungen, an denen sie teilnehmen möchten, und geben den Status oder die Qualität der Veranstaltung an.
Kommunikation pflegen
Die Konferenzbroschüre ist nur ein Element eines Marketingprogramms vor der Konferenz. Laut Inc. hilft das Posten von Informationen und Veranstaltungsnachrichten in den sozialen Medien, wenn das Ereignis näher rückt. Durch Ankündigungen zu zusätzlichen Referenten oder besonderen Ereignissen kann zum Beispiel ein Buzz um die Veranstaltung ausgelöst und das Risiko eines Austritts von Delegierten verringert werden.
