Alle Unternehmen müssen eine Art Buchbuch führen, falls ein Steuereintreiber oder ein IRS-Agent klopft. Ein Ledger kann in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel aufbewahrt werden, aber das Schöne an einem physischen Buch ist die Portabilität. Sie können das Hauptbuch jede Nacht mit nach Hause nehmen oder zu den Anlegern tragen, um ihnen ein Bild davon zu geben, wie es dem Unternehmen finanziell geht. Es ist auch ratsam, ein Ledger-Buch für persönliche Ausgaben zu führen, als eine Art verherrlichtes Scheckregister.
Zeichnen Sie sechs vertikale Linien auf der ersten Seite des Hauptbuches und lassen Sie dabei sieben Spalten. Beachten Sie, dass einige Bücher über das Hauptbuch vorinstalliert sind, aber noch mit dem Stift geändert werden können.
Kennzeichnen Sie die sieben Spalten "Datum", "Beschreibung", "Gutschrift", "Lastschrift", "Kontostand", "Nummer prüfen" und "Genehmigung".
Verwenden Sie die erste Zeile im Ledger-Buch, um den Startsaldo aufzuzeichnen. Schreiben Sie unter Beschreibung "Startsaldo" (und "Saldoweiter" auf den folgenden Seiten) und geben Sie den Startbetrag in der Spalte "Saldo" an.
Notieren Sie alle Verkäufe, Forderungen oder Zahlungen in der Spalte "Guthaben", geben Sie das Datum und eine Beschreibung in den entsprechenden Spalten an, aus der hervorgeht, warum Geld eingegangen ist.
Notieren Sie alle Einkäufe, Kreditoren und Gehaltsschecks in der Spalte "Lastschrift", geben Sie das Datum und eine Beschreibung an, warum das Geld verteilt wurde. Listen Sie die Schecknummer in der Spalte "Schecknummer" auf. Haben Sie einen Manager oder Buchhalter in der Spalte "Genehmigung".
Behalten Sie den aktuellen Kontostand nach jeder Kredit- und Debittransaktion bei, um ein Bild von dem Standort des Unternehmens zu erhalten und sicherzustellen, dass nachfolgende Schecknummern verwendet werden und dass keine Schecks gestohlen werden.
Quittungen für alle Transaktionen aufbewahren. Speichern Sie einen Scheckstub für Auszahlungen und Rechnungen für Einzahlungen. Legen Sie diese Quittungen in einen Manila-Umschlag, um das Buch zu begleiten. Legen Sie die Artikel monatlich zusammen mit einer Kopie der Hauptbuchdatei dieses Monats ab.
Tipps
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Notieren Sie alle Transaktionen zum Zeitpunkt der Transaktion. Sie möchten nicht, dass am Ende des Monats Kredite und Lastschriften für Tage aufgezeichnet werden.
