Ein manuelles Abrechnungssystem wird vollständig von Hand ausgeführt. ein internes computergestütztes System umfasst Personal vor Ort und die Verwendung von Software für die Personalabrechnung; Bei einem externen System werden Ihre Gehaltsabrechnungsaufgaben an eine Lohnbuchhaltungsfirma ausgelagert. Ziel des Abrechnungssystems ist es, sicherzustellen, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Um dieses Ziel zu erreichen, gelten einige allgemeine Aufgaben.
Artikel, die Sie benötigen
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IRS-Rundschreiben E
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Stundenzettel / Karten
Zahl der Stundenlöhne Bezahlen Sie stündlich Arbeiter entsprechend dem, was auf dem Arbeitszeitblatt / der Karte angegeben ist. Dazu gehören reguläre Zeit, Überstunden und Leistungstage wie Urlaub und persönliche Zeit.
Bezahlen Sie reguläre Arbeitsstunden (Personen unter 40 für die Arbeitswoche) und Leistungstage zum regulären Entgelt des Arbeitnehmers. Bezahlen Sie Überstunden (über 40 für die Arbeitswoche) mit einer 1-stündigen Überstundenzahl von seinem normalen Entgelt. Der stundenweise Beschäftigte muss tatsächlich 40 Stunden pro Woche arbeiten, um sich für Überstunden zu qualifizieren. Wenn er also 35 reguläre Arbeitsstunden hat und 8 Urlaubsstunden nimmt, zahlen Sie alle 43 Stunden zu seinem regulären Entgelt.
Angenommen, der Angestellte verdient $ 9 / Stunde. Sein Arbeitszeitblatt für Montag bis Freitag erscheint um 19:30 Uhr und um 17:30 Uhr. Er nimmt täglich eine Stunde unbezahltes Mittagessen ein, wodurch neun Arbeitstunden pro Tag und insgesamt 45 Stunden pro Woche verbleiben.
Regelmäßige Berechnung: 40 Stunden x 9 $ = 360 $, wöchentlicher Bruttoentgelt. Überstundenberechnung: 5 Stunden x 13,50 $ (9 x 1,5 $) = 67,50 $, wöchentliches Brutto-Überstundenentgelt.
Berechnen Sie das Gehalt der Angestellten. Lohnempfänger zahlen einen festen Lohn pro Zahlungsperiode. Wenn der Angestellte beispielsweise 53.000 Dollar jährlich verdient und zweiwöchentlich bezahlt wird, würde die Berechnung folgendermaßen lauten:
Berechnung: $ 53.000 / 26 zweiwöchige Vergütungszeiträume = 2.038,46 $, zweiwöchentlicher Lohn.
Wenn Sie den Lohn des angestellten Arbeitnehmers anteilig aufteilen müssen, z. B. wenn er mitten in der Gehaltsperiode aufgelöst wurde, tun Sie dies auf der Grundlage des Stunden- oder Tagessatzes.
Stundensatzberechnung: 53.000 USD / 2.080 (Jahresarbeitsstunden einschließlich der Leistungen) = 25,48 USD. Berechnung des Tagespreises: $ 53.000 / 26 zweiwöchige Zahlungsperioden / 10 Tage = $ 203,84, Tagessatz.
Ziehen Sie gesetzliche / unfreiwillige Abzüge und freiwillige Abzüge vom Bruttoentgelt des Arbeitnehmers ab, um den Nettolohn zu erhalten. Verwenden Sie die IRS-Quellensteuertabellen (Rundschreiben E; siehe Ressourcen) und das Mitarbeiterformular W-4 für das entsprechende Steuerjahr, um die Bundeseinkommensteuer zu bestimmen. Das Rundschreiben E enthält auch die aktuellsten Steuersätze für Sozialversicherung und Medicare. Verwenden Sie zur Berechnung der staatlichen Einkommenssteuer ggf. die staatlichen Steuertabellen und das staatliche Einkommensteuerformular des Arbeitnehmers. Wenn Ihr Staat keine staatliche Einkommenssteuer erhebt, halten Sie diese nicht vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters zurück.
Freiwillige Abzüge umfassen die Kranken-, Zahn-, Lebens- und Invaliditätsversicherung; Altersversorgungsbeiträge; und Parkgebühren.
Tipps
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Bearbeiten Sie Ihre Gehaltsabrechnung basierend auf Ihrer Gehaltshäufigkeit. So können Sie beispielsweise eine wöchentliche Abrechnung auf der Grundlage einer wöchentlichen Abrechnung und eine zweiwöchige Abrechnung auf der Grundlage einer zweiwöchigen Abrechnung vornehmen.
Die Gehaltsabrechnungssoftware führt Lohn- und Abzugskalkulationen durch, was die Lohnabwicklung vereinfacht.
