Das Rechnungssystem ist das Herzstück der Forderungen des Unternehmens. Rechnungen werden basierend auf den verkauften Produkten oder Dienstleistungen erstellt. Die Daten aus der Rechnung entsprechen unter anderem Verkaufsjournale, Kundendatensätze, Debitorensalden und Kassenbuchjournale.
Elektronisch und manuell
Bei Softwaresystemen für die Rechnungsstellung muss das kleine Unternehmen vor dem Drucken von Rechnungen die ursprünglichen Daten eingeben. Jedes System erfordert unterschiedliche Variablen und informiert den Benutzer darüber, was benötigt wird. Das System integriert die Daten dann elektronisch in die Debitorenbuchhaltung. Beim Einrichten eines manuellen Systems hingegen entscheidet der Kleinunternehmer oder Buchhalter, was erforderlich ist, und formuliert dies als Teil des Buchhaltungssystems entsprechend. Unabhängig davon, ob das kleine Unternehmen Dienstleistungen erbringt oder Produkte verkauft, besteht eine der vorbereitenden Schritte bei der Einrichtung eines Rechnungsstellungssystems darin, zu bestimmen, was zusätzlich zu den Grundlagen als Kontaktinformationen in die Rechnung aufgenommen werden soll.
Nummerierungssystem
Jede Rechnung sollte eine eindeutige Identifikationsnummer enthalten, die entweder auf der chronologischen Reihenfolge des Verkaufs oder auf der Kundennummer basiert. Wie auch immer der Kleinunternehmer die Wahl hat, diese eindeutigen Nummern können zukünftig für den Bezug auf eine bestimmte Rechnung verwendet werden.
Rechnungskörper
Unter dem Beschreibungsabschnitt der Rechnung möchte der Buchhalter Einzelinformationen hinzufügen, damit der Kunde genau weiß, was die Rechnungsdokumente sind. Beispielsweise ist eine Rechnung für einen Service, die einfach "Serviceabruf" angibt, für den Kunden oder das kleine Unternehmen zu ungenau, um sie später zu verwenden. Wenn in der Beschreibung jedoch etwas genaueres angegeben wird, z. B. "Geänderte Filter; gereinigte Lüfter; getestete Zündung", wissen sowohl der Kunde als auch der Diensteanbieter genau, welche Arbeit geleistet wurde. Wenn die Gebühr pro Dienst oder nach Stunden berechnet wird, sollte dieses Detail in die Beschreibung aufgenommen werden. Wenn die Rechnung für Produkte gilt, geben Sie die Mengen und den Preis pro Einheit an. Diese Informationen entsprechen den Einträgen im Verkaufsjournal.
Kreditbedingungen
Bestimmen Sie die Kreditbedingungen, die Kunden angeboten werden, und fügen Sie diese der Rechnung hinzu. Wenn zum Beispiel eine Zahlung sofort erwartet wird, sollte die Rechnung den Vermerk "Netto fällig nach Erhalt" tragen. Wenn der Kunde während des Verkaufsprozesses aufgefordert wurde, 30 Tage zu zahlen, geben Sie dies als Fälligkeitsdatum in die Rechnung ein.
Alles zusammenbringen
Das Rechnungssystem ist abgeschlossen, wenn es an der richtigen Stelle im Rechnungslegungsprozess liegt. Nachdem die Rechnungen vorbereitet wurden, ist es Zeit, Forderungen einzuziehen. Eine Kopie jeder Rechnung wird an den Kunden gesendet, und das Unternehmen behält eine Kopie. Der Rechnungsbetrag wird im Verkaufsjournal auf das Konto des Kunden gebucht. Bei Zahlungseingang wird der Betrag vom Konto des Kunden im Verkaufsjournal abgezogen und dem Geldkonto des Unternehmens hinzugefügt. Am Ende des Monats kann der Inhaber eines Kleinunternehmens die Konten überprüfen, um alle ausstehenden Rechnungen und die Notwendigkeit einer Nachverfolgung der Zahlung zu prüfen, z. B. das Senden einer zweiten Kopie der mit "überfällig" gekennzeichneten Rechnung.
