Moderne Unternehmen können das Messaging segmentieren, um kleine Kundengruppen anzusprechen, oder Nachrichten sofort an große, verstreute Arbeitskräfte weiterleiten. Diese Möglichkeiten haben die Geschäftskommunikation jedoch nicht weniger herausfordernd als zuvor. Während Organisationen schnell die Konsequenzen einer fehlgeschlagenen Kommunikation mit Kunden und externen Stakeholdern erkennen, Ineffektive interne Kommunikation kann schwieriger zu erkennen sein bis es zu spät ist.
Präferenzprobleme
Für Mitarbeiter ist es möglicherweise schwierig, ihre Kommunikationspräferenzen mit denen ihrer Kollegen in Einklang zu bringen. Ein älterer Arbeitnehmer könnte beispielsweise lieber per Telefon kommunizieren, während sein jüngerer Kollege auf elektronische Kommunikation angewiesen ist. Wenn der jüngere Arbeitnehmer auf eine Voicemail-Nachricht mit einer E-Mail antwortet, anstatt den Anruf zurückzurufen, kann sich der ältere Arbeitnehmer als missachtet fühlen.
Verwenden Sie am besten die Methode, die Ihr Gegenüber bevorzugt. Wenn Ihr Ansprechpartner in der IT-Abteilung immer schnell auf Ihre E-Mails reagiert, einen Anruf jedoch längere Zeit zurückgibt, ist das Weiterleiten Ihrer Fragen elektronisch die effizientere Lösung.
Schlechte Nachrichten kommunizieren
Ihrem Chef mitzuteilen, dass Sie gerade ein Key Account verloren haben, ist für die meisten nicht einfach. Es ist auch nicht einfach, die Nachrichten an einen langjährigen Anbieter weiterzuleiten, dass Sie Ihr Unternehmen zu seinem Konkurrenten wechseln. Robert Bies, Professor an der McDonough School of Business in Georgetown, merkt an, dass dies oft dazu führt, dass die Leute der anderen Partei von den schlechten Nachrichten erzählen.
Stattdessen schlägt Bies eine vielschichtige Kommunikationsstrategie vor, um diese Herausforderungen zu meistern. Bereiten Sie die Stakeholder im Voraus auf die schlechten Nachrichten vor. Stellen Sie die Nachrichten zeitnah und ehrlich bereit und mildern Sie sie dann mit möglichen Lösungen und offenkundigem Silberfutter. Sie könnten zum Beispiel sagen, dass Sie mehrere Ansätze haben, um das verlorene Geschäft zu ersetzen, das für Ihre Vertriebsmannschaft weniger Reisen erfordern würde
Tipps
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Einige Mitarbeiter fühlen sich aufgrund ihrer Position im Unternehmen oder aufgrund ihres Hintergrunds möglicherweise unwohl dabei, offen mit ihren Vorgesetzten zu kommunizieren. Insbesondere Frauen könnten damit Probleme haben, so die Sprachwissenschaftlerin Deborah Tannen.
Zu viel - oder nicht genug
Wie viele Informationen an Mitarbeiter und externe Stakeholder verteilt werden müssen, ist für Manager eine ständige Herausforderung. Gruselige Nachrichten können wie eine Umorganisation zu starken Reaktionen führen, wenn sie scheinbar aus heiterem Himmel erscheinen. Durch die Warnung von Einzelpersonen in Einzelgesprächen oder kleineren Besprechungen kann ein Leiter wissen, wer wahrscheinlich gegen die Nachrichten Einspruch erhebt und welche Gründe dafür vorliegen.
Auf der anderen Seite kann ein Manager auch zu viele Informationen bereitstellen wenn die Schlussfolgerung der Nachricht unbestimmt oder offen ist. Diese Entlassungen verkünden kann B. in naher Zukunft kommen, führt zu Ängsten und kann dazu führen, dass wichtige Mitarbeiter versuchen, andere Jobs anzunehmen. Es kann auch zu einer Verringerung der Produktivität im Büro führen, wenn Mitarbeiter Zeit damit verbringen, über ihre Lebensläufe zu reden und zu arbeiten.
Informelle Kommunikation kann kostspielig sein
Im Gegensatz zur Arbeitssicherheit hinterlässt die elektronische Kommunikation einen schriftlichen Bericht über das Geschehene. Eine kurze E-Mail kann eine Konversation zusammenfassen und eine wertvolle Bestätigung für spätere Fragen liefern. Jedoch, Aufzeichnungen über E-Mail-Verkehr, Chat-Software und andere informelle elektronische Unterhaltungen am Arbeitsplatz Für IT-Mitarbeiter kann es Kopfschmerzen geben - von der Rechtsabteilung ganz zu schweigen. Scheinbar spontane Gespräche können sich als kostspielig erweisen. Das US-amerikanische Justizministerium hat beispielsweise Chatroom-Kommentare verwendet, um die Währungsmanipulation gegen Großbanken wie UBS, Citigroup und JP Churney zu unterstützen.
Projektmanagement
Ein Bericht des Project Management Institute aus dem Jahr 2013 ergab, dass für jede Milliarde Dollar, die für Projekte ausgegeben werden, 75 Millionen US-Dollar allein aufgrund der ineffektiven Kommunikation riskant sind. Lücken können auftreten, wenn nicht alle Stakeholder das gleiche Verständnis für die Vorteile des Projekts haben oder wenn die Sprache, in der Nachrichten übermittelt werden, unklar ist. PMI schlägt Sie vor Passen Sie Ihre Kommunikation an die Bedürfnisse der einzelnen Stakeholdergruppen an. Ein Projektvorschlag zur Neugestaltung einer Website könnte sich beispielsweise auf die Vorteile auf hoher Ebene konzentrieren, wenn Sie sich mit führenden Unternehmensleitern treffen. Es würde mehr technische Sprache und spezifische Daten verwenden, wenn es den Leuten präsentiert wird, die die Arbeit ausführen müssen.
