Es ist allen mindestens einmal passiert. Sie sind einkaufen gegangen oder haben einen Service ausgeführt und hatten eine schreckliche Kundenerfahrung. Natürlich werden Sie wahrscheinlich Ihren Freunden alles darüber erzählen. Wenn Sie jedoch sicherstellen möchten, dass dies nicht noch einmal geschieht, ist eine der besten Möglichkeiten zur Zufriedenheit das Schreiben einer Kundenbeschwerde. Es macht nicht immer Spaß, eine davon zu schreiben - der einzige Grund, warum Sie es tun, ist, weil Sie schlechte Erfahrungen gemacht haben -, aber es kann auf professionelle Art und Weise durchgeführt werden, was zu überraschenden Ergebnissen führen kann. So schreiben Sie ein Kundenbeschwerdebrief, das von den Lesern aufmerksam gemacht wird.
Schreiben einer Kundenbeschwerde
Zunächst einmal einen Namen bekommen. Finden Sie heraus, an wen sich der Brief richten soll. Schicken Sie es nicht einfach an "Achtung: Kundenservice", da sonst niemand dafür verantwortlich ist. Fragen Sie den Händler entweder persönlich oder telefonisch, wer die Person ist, die für Kundenbeschwerden zuständig ist. Jede Korrespondenz sollte an diese Person gesendet werden. Wenn sie auch einen Titel haben, fügen Sie ihn wie folgt hinzu: "Achtung: David Jones, Vice President of Marketing".
Schreiben Sie als Nächstes Ihren Brief. Senden Sie keine E-Mails. Sie sind viel zu unpersönlich und es fällt ihnen leicht, im Cyberspace zu verschwinden. Senden Sie einen normalen Brief entweder an das Geschäft selbst oder an die Unternehmensbüros. Halten Sie Ihren Brief kurz und prägnant; Sie sollten nicht mehr als zwei Seiten benötigen, um die Situation zu erklären.
Wenn Sie an Ihrem Brief arbeiten, geben Sie die Besonderheiten der Situation an. Sagen Sie genau, was passiert ist, zum Beispiel: "Als ich am Dienstag, dem 5. März, in Ihrem Geschäft war, war ein Kassierer namens Lorraine für mich äußerst unhöflich." Wenn möglich, Zeiten dokumentieren. Wenn es sich um ein Geschäft oder Geschäft handelt, in dem Sie ein nummeriertes Konto haben, z. B. ein Kaufhaus oder eine Arztpraxis, geben Sie Ihre Kontonummer in die gesamte Korrespondenz ein. Dies hilft demjenigen, der Ihren Brief liest, um Ihre Beschwerde mit demjenigen zu verbinden, der Sie tatsächlich sind.
Verwenden Sie einen positiven, respektvollen Ton. Die Chancen stehen gut, dass Ihr Brief an eine leitende Verwaltungsperson geht, die mit Ihrer Situation sympathisiert. Verstehen Sie nicht feindselig, sondern vermitteln Sie, dass Sie ein unschuldiges Opfer sind. Machen Sie sich noch besser klar, dass Sie verstehen, dass solch ein schlechter Service nicht der normale Standard des Unternehmens ist, und dass Sie wissen, dass Ihr Unternehmen Sie niemals absichtlich schlecht behandelt hätte. Erinnern Sie sie daran, dass Sie wirklich gerne dort einkaufen, aber Sie möchten sichergehen, dass sie sich der potenziell schädlichen Kundenservice-Situation bewusst sind.
Bitten Sie schließlich um eine Antwort. Legen Sie eine Frist fest, aber machen Sie eine vernünftige Frist. Sagen Sie so etwas wie: "Ich hoffe, Sie innerhalb der nächsten dreißig Tage von Ihnen zu hören, damit diese Angelegenheit gelöst werden kann." Wenn Sie in der angegebenen Zeit keine Antwort von der Person erhalten haben, an die Sie geschrieben haben, rufen Sie an oder senden Sie einen Folgebrief (ein weiterer Grund, warum Sie den Namen einer Person auf dem Brief erhalten sollten). Was auch immer die Antwort ist, ob es sich um ein Entschuldigungsschreiben oder sogar um Coupons für zusätzliche Produkte handelt, senden Sie einen Dankesbrief, sobald der Brief aufgelöst wurde. Folgen Sie diesen einfachen Strategien und Sie werden sicher eine positive Antwort auf Ihre Kundenbeschwerde erhalten!
Tipps
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Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Situation sofort zu beheben. Die Chancen stehen gut, dass Sie durch ein persönliches Gespräch mit einem Manager oder Vorgesetzten eine gewisse Zufriedenheit erzielen können. Wenn sich der Supervisor oder der Filialleiter nicht die Zeit nimmt, um mit Ihnen zu sprechen, oder wenn Sie Sie abweisen, ohne das Problem zu lösen, gehen Sie die Karriereleiter höher.
Warnung
Stellen Sie keine unvernünftigen Forderungen wie "Ich möchte, dass der Mechaniker gefeuert wird!" oder "Ich erwarte, für diese Unannehmlichkeiten entschädigt zu werden!" Wenn Sie nicht wirklich durch den Vorfall finanziell geschädigt wurden, ist eine einfache Entschuldigung eine absolut gute Antwort.
