In Berichtigungsberichten werden Änderungen der Geschäftsrichtlinien oder -verfahren empfohlen. Sie liefern Beweise, die eine Vorgehensweise rechtfertigen, die ein Problem löst oder die Leistung verbessert. Sie stellen oft Lösungen dar, die zu finanziellen Einsparungen oder Gewinnen führen. Um einen effektiven Bericht zu erstellen, müssen Sie überzeugende Argumente und Nachweise vorlegen, um die von Ihnen vorgeschlagenen Änderungen zu unterstützen.
Verwenden Sie eine einfache Memo-Überschrift (An / Von / Datum / Thema) und geben Sie diese ein. Machen Sie deutlich, wer den Bericht lesen soll, wer ihn geschrieben hat und was der Inhalt ist.
Schreiben Sie einen einleitenden Absatz, der das Problem oder den Zweck Ihres Berichts beschreibt. Erklären Sie in wenigen Sätzen, was Ihre Empfehlungen sind, und erklären Sie die Vorteile, die sie bringen.
Schreiben Sie eine Einführung in Ihren Bericht, in der der Zweck und die Bedeutung Ihres Berichts detaillierter beschrieben werden. Fügen Sie relevante Hintergrundinformationen hinzu, die dem Leser helfen, die Motive und die Hintergründe Ihrer Empfehlungen zu verstehen.
Verwenden Sie den Hauptteil Ihres Berichts, um zu erläutern, wie Sie die Umsetzung Ihrer Empfehlungen vorschlagen. Geben Sie spezifische Details zu den neuen Verfahren oder Lösungen und deren Auswirkungen an. Erläutern Sie, wer beteiligt sein wird, was sie tun werden, was es kostet und wie lange es dauern wird.
Nennen Sie die Forschung oder die Methoden, die Sie befolgt haben, um zu Ihren Schlussfolgerungen zu gelangen. Berücksichtigen Sie die Nachteile und Probleme, die durch die neuen Verfahren entstehen könnten, sowie die Vorteile. Seien Sie präzise, organisieren Sie Ihr Material logisch und seien Sie fair. Dies wird Ihren Argumenten mehr Kraft verleihen.
Beenden Sie Ihren Begründungsbericht mit einer kurzen Zusammenfassung Ihrer Schlussfolgerungen und Empfehlungen. Geben Sie an dieser Stelle keine neuen Informationen ein. Überprüfen Sie stattdessen die Hauptargumente zur Unterstützung Ihrer Empfehlungen. Schreiben Sie einen kurzen abschließenden Absatz für Ihr Memo.
Tipps
-
Heben Sie die Vorteile Ihrer Empfehlungen hervor und erläutern Sie, wie diese Nachteile überwiegen. Halten Sie Ihr Schreiben positiv. Vermeiden Sie Wörter wie vielleicht, vielleicht und möglicherweise. Sorgen Sie für einen ausgewogenen Bericht, indem Sie alternative Lösungen diskutieren. Platzieren Sie die Empfehlung, die Ihrer Meinung nach vielversprechender ist. Machen Sie sich klar, welche Schritte Sie in Ihren Empfehlungen einleiten sollten. Vermeiden Sie allgemeine Bedingungen; sei präzise. Führen Sie jede Empfehlung mit einem aktiven Verb ein, um Ihre Vorschläge stärker zu machen.
