Ein Unternehmen hat vier Hauptabschlüsse: die Gewinn- und Verlustrechnung, die Kapitalflussrechnung, die Bilanz und die Eigenkapitalrechnung. Die Gewinn- und Verlustrechnung wird manchmal als Gewinn- und Verlustrechnung bezeichnet und kann im Gespräch sogar als "P & L" abgekürzt werden. Buchhaltungssoftwareprogramme können zwar die Erstellung dieser Aufstellung vereinfachen, Sie können jedoch auch eine Gewinn- und Verlustrechnung in Excel erstellen. Sie müssen die Definitionen von Einnahmen, Ausgaben, Gewinnen und Verlusten verstehen. Sie müssen auch den Zeitraum angeben, den die Anweisung abdeckt. Als letztes müssen Sie entscheiden, welches der beiden Formate verwendet werden soll, die den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen entsprechen, entweder der einstufigen oder der mehrstufigen Erfolgsrechnung.
Informationen zu einer Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Gewinn- und Verlustrechnung enthält Informationen zu den Erträgen, Aufwendungen, Gewinnen und Verlusten in einem bestimmten Zeitraum. Einnahmen oder Erträge können aus operativen Tätigkeiten oder aus Quellen stammen, die nicht in direktem Zusammenhang mit den Hauptaktivitäten des Unternehmens stehen. Gewinne sind ungewöhnliche und relativ unvorhersehbare Einnahmequellen, beispielsweise durch Zahlung einer Abfindungszahlung aus einer Klage. Aufwendungen können auch Betriebsaufwendungen wie zum Beispiel Versorgungsleistungen und gezahlte Löhne oder nicht betriebliche Aufwendungen wie Zinsaufwendungen für Darlehen sein. Verluste sind ungewöhnliche und unvorhersehbare Aufwendungen, z. B. durch die Veräußerung langfristiger Vermögenswerte zu einem niedrigeren Wert als ihr Wert.
Formate der Gewinn- und Verlustrechnungen
Die allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) verlangen eines von zwei Formaten für Gewinn- und Verlustrechnungen, die von Personen außerhalb des Unternehmens gesehen werden. Manager finden möglicherweise verschiedene Formate für interne Zwecke nützlicher, müssen jedoch sicherstellen, dass diese Berichte nicht an externe Benutzer weitergegeben werden. Die zwei GAAP-konformen Formate sind die einstufige Erfolgsrechnung und die mehrstufige Erfolgsrechnung. Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Formaten besteht darin, wie sie die Kosten der verkauften Waren (oder Dienstleistungen) darstellen und wo sie die Gewinne und Verluste auf die Abrechnung bringen.
Erstellen der Gewinn- und Verlustrechnung in Excel
Es kann hilfreich sein, Beispiele für Gewinn- und Verlustrechnungen anzuzeigen, bevor Sie beginnen. Es gibt bestimmte Elemente, die unabhängig von den Besonderheiten Ihres Unternehmens für die Aussage wesentlich sind. Sie haben eine dreizeilige Überschrift, die oben zentriert ist. Die erste Zeile ist der Firmenname. Das zweite ist der Titel des Berichts: Gewinn- und Verlustrechnung. In der dritten Zeile müssen Sie den Zeitraum angeben, den die Anweisung abdeckt. Einige Beispiele könnten sein:
- Für das Quartal zum 31. März 2018
- Für den Monat zum 30. September 2018
- Für das Geschäftsjahr zum 31. Dezember 2018
Lassen Sie nach der Überschrift mindestens eine leere Zeile, um Klarheit zu schaffen. Die nächsten Schritte hängen davon ab, ob Sie Einzel- oder Mehrfachschritte verwenden. Einige Elemente werden jedoch gemeinsam verwendet. Sie beginnen in der ersten Spalte. Wann immer Informationen eingerückt werden müssen, um sie voneinander zu trennen, gelangen Sie zur nächsten Spalte. Sie bearbeiten die Spaltenbreite dieser ersten Spalte so, dass die Informationen in der zweiten Spalte nach den ersten Zeichen der darüber liegenden Informationen stehen, wie in der Abbildung unten.
In beiden Formaten werden Sie zuerst die Einnahmen auflisten, gefolgt von den Ausgaben, wobei der Nettoeinkommen insgesamt am unteren Rand liegt. Nachdem Sie alle Kontotitel eingegeben haben, überspringen Sie eine oder zwei Spalten, um Platz zu lassen, bevor Sie die Dollarwerte eingeben. Legen Sie fest, dass diese Spalte als Währung angezeigt wird.
Die einstufige Gewinn- und Verlustrechnung
Die einstufige Gewinn- und Verlustrechnung verwendet eine Grundformel: Das Nettoeinkommen entspricht den Einnahmen und Gewinnen abzüglich der Aufwendungen und Verluste. In der ersten Zeile geben Sie "Umsatz & Gewinn" ein. Dann werden die nächsten Zeilen eingerückt, in denen Sie die verschiedenen Umsatz- und Gewinnkonten für Ihr Unternehmen auflisten. Die folgende Zeile wird erneut eingerückt und sagt "Gesamtumsatz & Gewinne". Geben Sie nach einer leeren Zeile "Ausgaben & Verluste" ein und ziehen Sie die nächsten Zeilen ein, in denen Sie die Ausgaben- und Verlustkonten auflisten. Sie werden erneut für "Gesamtkosten und Verluste" eingerückt. Die letzte Zeile sind Einnahmen und Ausgaben.
Die mehrstufige Erfolgsrechnung
Der wesentliche Unterschied in der mehrstufigen Anweisung im Vergleich zu Einzelschritten besteht darin, dass wir die Vorgänge von den nicht operativen Positionen trennen. Ihre Abrechnung beginnt mit dem Verkauf, den Kosten der verkauften Waren und dem Bruttogewinn. Sie werden dem Betriebsaufwand folgen und diese subtrahieren, um die Zwischensumme mit dem Titel "Betriebsertrag" zu ermitteln. Anschließend werden in dieser Reihenfolge die nicht operativen Einnahmen, Gewinne, Aufwendungen und Verluste aufgelistet und die nicht operativen Posten summiert. Durch das Addieren von Operationen und nicht betrieblichen Posten erhalten Sie den Nettoertrag.
