Wenn Vermieter das Büropersonal wechseln, ist es hilfreich, die Mieter über diese Änderungen zu informieren, insbesondere von Mitarbeitern, die häufig mit den Mietern interagieren. Es ist einfach, die Mieter schriftlich über die Besetzung von Personal und andere wichtige Änderungen zu informieren.
Stellen Sie eine Liste mit Namen und Adressen aller Mieter zusammen, die von der Änderung betroffen sind. Wenn Sie beispielsweise Flächen an mehreren Standorten mieten und daher mehr als ein Mietbüro betreiben, müssen Sie die Änderung nur mit den Mietern kommunizieren, die mit dem Mietbüro zusammenarbeiten, in dem die Änderung stattfindet. Wenn Sie nur ein Büro haben, benachrichtigen Sie natürlich alle Mieter.
Bereiten Sie den Brief auf dem Briefkopf des Unternehmens vor, machen Sie ihn "offiziell", und datieren Sie ihn für das Datum, an dem Sie die meisten Briefe erwarten. Verwenden Sie die Mailmerge-Technologie, um jeden Brief zu personalisieren, oder Sie können ein allgemeineres Format verwenden, indem Sie jeden Brief mit der Aufschrift "Sehr geehrter Mieter" ansprechen.
Der Inhalt des Schreibens sollte kurz und sachlich sein und sollte im Allgemeinen zwei Absätze sowie einen abschließenden Absatz enthalten. Berichten Sie die Personaländerung im ersten Absatz. Wenn der neue Angestellte alle Pflichten des ausscheidenden Angestellten übernimmt, sagen Sie dies, indem er die Pflichten aufführt: "Jennie Smith wird die Firma am 12. März verlassen und durch Mary Jones ersetzt werden, die für die Mieterbeschwerden und die Instandhaltung zuständig ist Anfragen, Einnahmenmieten und Beantwortung aller damit zusammenhängenden Fragen."
Wenn dagegen die zuvor vom ausscheidenden Angestellten ausgeübten Aufgaben unter den bestehenden und / oder neuen Mitarbeitern verteilt werden, machen Sie dies im ersten Absatz klar. Zum Beispiel: "Jennie Smith wird die Kanzlei am 12. März verlassen und wird durch Mary Jones ersetzt, die für Mieterbeschwerden und Wartungsanfragen verantwortlich ist. Joe White wird die Verantwortung für das Sammeln von Mieten und die Beantwortung aller damit verbundenen Fragen übernehmen."
Geben Sie im zweiten Absatz alle relevanten Daten an. In vielen Fällen beispielsweise verlässt ein Mitarbeiter einen Freitag, und die Ersatzmeldungen werden am darauffolgenden Montag angezeigt. In anderen Fällen gibt es eine kurze Überschneidung, während der ausscheidende Mitarbeiter den neuen schult. Schließen Sie den zweiten Absatz ab, indem Sie angeben, dass ab dem Datum der Änderung alle relevanten Fragen, Kommentare und Probleme an die neu Verantwortlichen gerichtet werden sollten, und benennen Sie sie erneut. Zum Beispiel: "Ab dem 15. März wenden Sie sich bitte mit Beschwerden und Wartungsanfragen an Mary Jones. Wenden Sie sich an Joe White, wenn Sie sich für die Miete interessieren."
Informieren Sie die Mieter im letzten Abschnitt, dass Sie sich bei Bedenken, Anmerkungen oder Fragen an Sie wenden können. Unterschreiben Sie den Brief „Mit freundlichen Grüßen“, gefolgt von Ihrem Namen.
Tipps
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Vermieter oder ihre Mitarbeiter können diese Briefe per Hand ausliefern oder versenden. alternativ können sie mit Mietquittungen verteilt werden.
Widerstehen Sie dem Drang, chummy zu sein und zu viele Informationen zu geben, selbst wenn die Dinge offensichtlich sind. "Jennie Smith geht weg, um ein Baby zu bekommen" oder "Jennie Smith heiratet und geht in die Flitterwochen und wird dann den Staat verlassen". Beide sind Beispiele dafür, dass zu viel Informationen gegeben werden. Lassen Sie Jennie ihre Informationen mit wem teilen, und beschränken Sie Ihren Brief auf das, was für Ihr Geschäft notwendig ist.
