Rechnungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, für ihre Dienstleistungen bezahlt zu werden und den Verbrauchern die richtigen Aufzeichnungen für die Budgetierung und für Steuerzwecke zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Ihre Rechnung formatieren, können die richtigen Informationen und Abschnitte Zeit, Geld und Verwirrung sparen.
Legen Sie fest, was Sie zum Erstellen der Rechnung verwenden werden. Sowohl Textverarbeitungs- als auch Tabellenkalkulationssoftware können beide Aufgaben erledigen. Es hängt alles davon ab, was für Sie bequemer ist. Über Microsoft Word und Excel sowie das Internet stehen Ihnen eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung, die Sie an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.
Geben Sie Ihre Unternehmensinformationen und Termine für die Rechnung an. Wenn sich Ihr Kunde jemals wundert, wie er Sie erreichen kann, enthält Ihre Rechnung alles, was er wissen muss. Geben Sie Ihren Namen, Adresse, Telefonnummer, Webadresse und E-Mail-Adresse an. Vergessen Sie nicht, das Datum der Rechnungsstellung sowie das Fälligkeitsdatum anzugeben.
Geben Sie Informationen zu Ihrem Verbraucher an: Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und ggf. Kunden-ID. So können Sie sicher sein, dass die richtige Person die Rechnung erhält, und den Kunden daran erinnern, seine persönlichen Daten bei Bedarf zu aktualisieren.
Geben Sie Informationen an, die für den Verbraucher wichtig sind, z. B. eine Referenznummer, eine detaillierte Liste der Gebühren mit Kurzbeschreibungen, einschließlich Steuern und einen Gesamtbetrag. Dies zeigt dem Kunden nicht nur, was er gekauft hat, sondern schützt Sie auch, wenn der Kunde behauptet, dass Sie Ihr Versprechen für eine bestimmte Dienstleistung nicht erfüllt haben.
Listen Sie die Zahlungsoptionen auf. Durch die klare Erklärung Ihrer Erwartungen und der Zahlungsmöglichkeiten des Kunden steigt die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung schnell und ordnungsgemäß bezahlt wird. Dies spart auch Zeit, da Fragen beantwortet werden, die normalerweise über das Telefon oder per E-Mail gestellt wurden.
