Die Personalabrechnung ist ein Schlüsselaspekt in jedem Geschäft mit Mitarbeitern. Damit Mitarbeiter und Lohnsteuern pünktlich und genau bezahlt werden können, muss die Personalabteilung strukturiert sein. Um die Effizienz innerhalb der Abteilung zu erreichen, sollte der Arbeitgeber die Abrechnungsverfahren dokumentieren. Unabhängig davon, ob die Abrechnung groß oder klein ist, sind schriftliche Abrechnungsverfahren für eine erfolgreiche Abrechnung von entscheidender Bedeutung.
Abrechnungsverfahren erstellen Die Personalabteilung arbeitet in der Regel eng mit der Personalabteilung zusammen, um eine ordnungsgemäße Verarbeitung von Gehaltsscheck und Personalvorsorge sicherzustellen. In diesem Prozess werden verschiedene Formulare verwendet: Arbeitszeitnachweise / Zeitkarten, Formular W-2, Abrechnungspläne und / oder Kalender, Urlaubsantragsformulare, Formulare für die Einzahlungsermächtigung und Kontrollblätter für Krankentage. Sie können diese Formulare in einem Schreibwarengeschäft erwerben oder von einer Druckerei anfertigen lassen.
Dokumentieren Sie die Zeitmeßverfahren. Das US-Arbeitsministerium stellt fest, dass Sie jedes gewünschte Zeitnehmungssystem verwenden können, vorausgesetzt, es ist korrekt und vollständig. Die Zeitnahmeverfahren sollten die Fristen für die Einreichung des Arbeitszeitblatts und die Methode zur Berechnung der Zeit der Mitarbeiter umfassen.
Notieren Sie sich beispielsweise Verfahren zum manuellen Berechnen von Mitarbeiterzeitkarten, z. B. Auf- und Abrunden auf die nächste Viertelstunde. Wenn Sie über ein Zeitnehmungssystem verfügen, das Mitarbeiterstempel / -bewegungen automatisch in die Abrechnungssoftware überführt, dokumentieren Sie Ihre Prozeduren für die Bearbeitung. Dazu kann es gehören, dass der Vorgesetzte Ihnen die Änderungen vor Ablauf der Frist per E-Mail zusendet.
Notieren Sie die Abrechnungsprozeduren. Passen Sie Ihre Abrechnungsprozesse an Ihr Abrechnungssystem an. Ein Abrechnungssystem kann manuell, intern computergestützt oder extern (ausgelagert) sein. Geben Sie die gesamten Abrechnungsprozesse für Ihr System an.
Angenommen, Sie verfügen über ein internes Computersystem, in dem die Gehaltsabrechnungsmitarbeiter vor Ort und die Abrechnungssoftware zur Verarbeitung der Abrechnung verwendet werden. Dokumentieren Sie, wie Sie die Software verwenden. Geben Sie an, wie Sie die Löhne der Mitarbeiter erfassen und wie sie Lohnanpassungen, direkte Einzahlungen, Lohnsteuern, Leistungstage, Pfändungen, Versicherungsleistungen und Überstundenvergütung bearbeiten. Schließen Sie die Gehaltsliste ein, bevor Sie Gehaltsschecks drucken und die Gehaltsabrechnung beenden.
Wenn Sie mehrere Zahlungsfrequenzen haben (z. B. wöchentlich und zweiwöchentlich), dokumentieren Sie, wie Sie diese bearbeiten. Die Abrechnungsprozeduren sollten alle Verarbeitungsschritte vom Beginn jeder Abrechnung bis zum Ende umfassen.
Fügen Sie Nachbearbeitungsverfahren ein. Angenommen, Sie haben eine Buchhaltungsabteilung oder eine externe Steuerfirma, die die Lohnsteuersteuerangelegenheiten des Unternehmens erledigt. Nennen Sie die erforderlichen Unterlagen und Berichte, die an wen weitergeleitet werden sollen. Geben Sie an, wer Gehaltsschecks für den Vertrieb erhalten soll, und schließen Sie andere Unternehmen / Personen ein, mit denen Sie interagieren müssen. Wenn beispielsweise die Personalabrechnung unmittelbar nach jeder Abrechnungsabwicklung Altersversorgungsbeiträge an den Vorsorgeprovider weiterleitet, geben Sie die erforderlichen Schritte an.
Verfahren zur Aufbewahrung von Unterlagen Der Arbeitgeber muss nach Angaben des Arbeitsministeriums mindestens drei Jahre Lohnlisten führen. Staatliche Aufbewahrungs- und Archivierungsverfahren für Abrechnungsregister, W-2s, Lohnsteuerberichte, Lohnkarten und andere Lohnlisten.
Tipps
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Aktualisieren Sie Ihre Abrechnungsverfahren, wenn eine Verfahrensänderung auftritt.
