Die Gehaltsabrechnung ist eine detaillierte Aufgabe, die solide mathematische und Problemlösungsfähigkeiten erfordert. Der Arbeitgeber oder das Personal der Gehaltsabrechnung muss sicherstellen, dass die Gehaltsabrechnungen aller Mitarbeiter genau und aktuell sind. In vielen Fällen müssen sie mit Managern und Vorgesetzten interagieren, um sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen die Abrechnungsprozesse versteht. Um ihre Aufgaben effizient ausführen zu können, sollten die Mitarbeiter der Personalabrechnung ein rationalisiertes Abrechnungssystem entwickeln, das die Dokumentation kritischer Abrechnungsinformationen beinhaltet.
Dokumentation der Abrechnungsverfahren
Dokumentieren Sie die Uhrzeit und die Karteikarten. Viele Unternehmen mit stundenlangen Mitarbeitern verlangen, dass sie eine Zeitschaltuhr lochen. andere verlangen, dass sie eine Zeitkarte ausfüllen. Die bezahlten Stundenlöhne beziehen sich auf ihre auf ihren Zeitkarten abgebildeten Stunden. Daher müssen alle Zeituhr- oder Zeitkartenänderungen, die implementiert werden, allen Mitarbeitern schriftlich gemeldet werden. Sie können entweder ein Memo an die Manager / Vorgesetzten senden oder ihnen eine gedruckte Version der Änderungen übergeben. Die Manager / Vorgesetzten sind dafür verantwortlich, notwendige Änderungen an ihre Mitarbeiter weiterzuleiten.
Drucken Sie einen jährlichen Abrechnungskalender. Überprüfen Sie vor Ende jedes Jahres sorgfältig die Daten des kommenden Jahres, um zu bestimmen, an welchen Terminen die Abrechnung erfolgt. Beachten Sie Feiertage, Feiertage und andere Betriebsfeiertage. Verwenden Sie verschiedene Farben, um Übergabedaten für Zeitkarten- und Abrechnungsänderungen sowie die tatsächlichen Lohntermine hervorzuheben. Eine professionelle Druckerei kann Sie beim Drucken dieser Kalender unterstützen. Verteilen Sie den Abrechnungskalender an alle Manager / Vorgesetzten.
Bewahren Sie eine Standard-Abrechnungsabwicklung für die Personalabteilung auf. Die Broschüre sollte alle Abwicklungsschritte enthalten. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise einen zweiwöchigen Zahlungsplan hat, formulieren Sie die Broschüre so, dass sie genau angibt, wie die Verarbeitung der zweiwöchentlichen Abrechnung vom Beginn des Zahlungszeitraums bis zum Ende erfolgt. Dieser Schritt ist besonders effektiv bei der Schulung neuer Mitarbeiter.
Fügen Sie den Berichterstattungs- und Scheckabwicklungsprozess in die Abrechnungsabwicklung ein. Nachdem die Gehaltsschecks gedruckt wurden oder die Überweisung der Direkteinzahlungsdatei an die Bank erfolgt ist, ist die Abrechnung noch nicht abgeschlossen. Dokumentieren Sie diese Schritte, z. B. das Ausdrucken und Ablegen von Lohnlisten und Steuerberichten sowie die Namen der Personen, denen Sie die Gehaltsabrechnungen / Stubs übergeben. Wenn sich die Informationen mit der Zeit ändern, aktualisieren Sie die Broschüre und stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter der Personalabrechnung über eine Kopie verfügen.
Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter der Personalabrechnung seine Rolle versteht. Dokumentieren Sie und geben Sie ihnen eine Kopie ihrer spezifischen Arbeitsaufgaben, um sicherzustellen, dass sie sich während der Lohnabrechnung ihrer Verantwortlichkeiten bewusst sind.
