Mitarbeiter ohne direkte Einzahlung erhalten Live-Schecks, die sie bei der entsprechenden Bank einlösen können. Scheckdruck ist ein entscheidender Schritt in der Personalabrechnung. Es ist eine der letzten Stufen der Lohnabrechnung.
Stellen Sie fest, ob Sie eine Abrechnungssoftware für den Scheckdruck verwenden. Buchhaltungssoftware wie Quickbooks ermöglicht Ihnen die Verarbeitung Ihrer Gehaltsabrechnungen und Druckschecks durch das System. Sie müssen die Software kaufen und auf Ihren Computer herunterladen. Der manuelle Scheckdruck erfolgt auf der Schreibmaschine und ist eine immer seltener werdende Methode des Scheckdrucks, die in der Regel von sehr kleinen Unternehmen verwendet wird.
Wissen, welche Informationen sich auf dem Gehaltsscheck widerspiegeln sollen. In der Regel befinden sich Name, Adresse, Scheckdatum, Schecknummer, Bruttoentgelt, Nettoentgelt, Arbeitgeberbank, Unterschrift des Arbeitgebers und Informationen zu Lohnabgaben (z. B. Abzüge, laufende Beträge und Steuerinformationen) des Mitarbeiters auf dem Gehaltsscheck.
Legen Sie für jeden Mitarbeiter Informationen zur Gehaltsabrechnung fest, z. B. Löhne sowie freiwillige und unfreiwillige Abzüge. Wenn Sie ein manuelles Abrechnungssystem verwenden, berechnen Sie alle Löhne, Steuern und Abzüge, die von Hand für jeden Mitarbeiter einbehalten werden müssen. Überprüfen Sie Ihre Angaben noch einmal.
Geben Sie die Informationen in das System ein. Drucken Sie dann Vorverarbeitungsberichte, um Ihre Eingaben zu überprüfen und auszugleichen. Wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, korrigieren Sie diese, bevor Sie die Schecks drucken, um Papier und Tinte zu vermeiden.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Scheckdruck" für die aktuelle Abrechnung, um Schecks zu drucken, sobald Sie festgestellt haben, dass alles korrekt ist. Wenn Ihre Abrechnung manuell ist, verwenden Sie eine Schreibmaschine mit Löschfunktion, um die Schecks zu drucken.
Übertragen Sie die Datei für die direkte Hinterlegung und senden Sie die Steuerdateien gegebenenfalls an die Steuerbehörde. Schließen Sie die Abrechnung ab. Wenn Sie danach einen Fehler bei der Gehaltsabrechnung feststellen, müssen Sie eine manuelle Prüfung durchführen, um das Problem sofort zu beheben. Sie können die fehlerhafte Prüfung während der nächsten Abrechnungsperiode oder sogar danach stornieren, solange sie vom Jahreseinkommen des Mitarbeiters abgezogen wird.
Tipps
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Verwenden Sie einen Laserdrucker, um einen reibungslosen Scheckdruck zu gewährleisten. Wenn Sie keine Lohnabrechnungssoftware haben und die manuelle Abrechnungsprüfung nicht vorziehen möchten, verwenden Sie Online-Software wie Microsoft Office Online für den Scheckdruck. Um einen Paycheck-Stub einfach online zu drucken, nutzen Sie einen kostenlosen Service wie paycheckcity.com.
Warnung
Prüfen Sie, ob die von Ihnen verwendete Abrechnungssoftware alle erforderlichen Abrechnungsdaten auf den Gehaltsscheck druckt, bevor Sie einen vollständigen Prüflauf durchführen. Verarbeiten Sie keine vollständige Abrechnung mit einem neuen Abrechnungssystem, ohne es vorher zu testen. Machen Sie eine Scheinabrechnung für einen Mitarbeiter und generieren Sie einen Scheck für sie. Drucken Sie diesen Scheck aus, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Abrechnungsinformationen angezeigt werden.
