Der vollständige Abschluss Ihres Unternehmens umfasst eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Kapitalflussrechnung. Zusammen beantworten sie wichtige Fragen zu Ihrer finanziellen Gesundheit. Trägt Ihr Unternehmen zu viel Schulden? Wie profitabel ist es? Wie viel Bargeld hast du zur Hand? Die fünf Elemente des Abschlusses sind Aktiva, Passiva, Eigenkapital, Erträge und Aufwendungen.
Die fünf Elemente definiert
Die großen Fünf sind die wesentlichen Elemente der finanziellen Lage Ihres Unternehmens. Zusammen zeigen sie, wie gut es Ihrem Unternehmen geht.
Assets sind alles, was Ihr Unternehmen besitzt und zum Beispiel durch mehrere Abrechnungsperioden einen wirtschaftlichen Nutzen generiert. Gebäude, Produktionsanlagen, Patente, Bargeld, Forderungen und Grundstücke. Vermögenswerte unterscheiden sich beispielsweise von Elektrizität, die einen wirtschaftlichen Nutzen generiert, aber Sie verbrauchen sofort. Ihre Stromrechnung ist eine Ausgabe und kein Vermögenswert. Vorräte können in beide Richtungen gehen. Lieferungen sind Vermögenswerte bis zu ihrer Verwendung und eine Kosten, wenn sie verwendet werden.
Verbindlichkeiten sind alles, was Sie gegenüber einer Person, einem Unternehmen oder einer Regierung zu zahlen haben. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, Steuern und Löhne sind alle Verbindlichkeiten. Im Gegensatz zu den Aufwendungen, die im Jahresabschluss von Ihren Erträgen abgezogen werden, werden die Verbindlichkeiten vom Gesamtwert Ihres Vermögens abgezogen. Was bleibt, ist das Eigenkapital der Eigentümer.
Das Rechnungswesen definiert das Eigenkapital auf verschiedene Weise. Das Eigenkapital der Eigentümer ist der Betrag, den die Eigentümer in ein Unternehmen investieren, zuzüglich einbehaltener Gewinne. Dies ist Geld, das das Unternehmen verdient und nicht als Dividende ausschüttet. Das Eigenkapital wird auch als Teil der Bilanzgleichung definiert: Ziehen Sie die Gesamtverbindlichkeiten vom Gesamtwert der Vermögenswerte ab, und Sie sehen den Wert des Eigenkapitals des Inhabers. Wenn das Unternehmen viele Schulden hat oder sein Vermögen an Wert verliert, kann das bilanzielle Eigenkapital geringer sein als der Anteil der Eigentümer.
Einnahmen sind die Einnahmen, die das Unternehmen während des Berichtszeitraums erwirtschaftet. Der Betriebsertrag stammt vom Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen verkauft. Die nicht betrieblichen Erträge stammen aus anderen Quellen, wie z. B. Zinsen für Darlehen oder einer Kapitalrendite. Wenn Ihre Buchhaltung auf Bargeldbasis ausgeführt wird, melden Sie den Umsatz, wenn Sie bezahlt werden. Wenn Sie die periodengerechte Buchhaltung verwenden, erfassen Sie den Umsatz, wenn Sie ihn verdienen. Wenn Sie beispielsweise für einen Kunden einen Kredit in Höhe von 1.000 US-Dollar erledigen, erfassen Sie die 1.000 US-Dollar, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.
Eine Ausgabe, die Kehrseite der Einnahmen, ist das Geld, das Sie ausgeben, um Geld zu verdienen. Miete, Nebenkosten und Löhne sind alle Ausgaben. Die Abschreibung, die mit der Alterung eines Vermögenswerts einhergeht, ist ebenfalls ein Aufwand. Die Kosten der verkauften Waren sind eine Aufwandskategorie, die die Kosten abdeckt, die mit der Bereitstellung der von Ihnen verkauften Gegenstände oder Dienstleistungen verbunden sind, z. B. Arbeit, Material und abrechenbare Stunden. Wenn Sie die Rückstellungsbasis verwenden, melden Sie Ausgaben, sobald Sie das Geld schulden, und nicht, wenn Sie die Rechnung bezahlen. Die Bargeldbasis gibt den Aufwand an, wenn die Rechnung bezahlt wird.
Elemente der Finanzlage
Die fünf Elemente der Finanzberichte interagieren und beeinflussen sich gegenseitig. Einnahmen und Aufwendungen sind beispielsweise Bestandteile der Gewinn- und Verlustrechnung. Wenn Sie eine vierteljährliche Abrechnung erstellen, wird oben auf der Abrechnung der Nettoerlös aus dem Umsatz angezeigt. Von dieser Summe subtrahieren Sie die Aufwendungen, addieren dann die nicht betrieblichen Erträge und die nichtbetrieblichen Aufwendungen. Das Ergebnis dieser Berechnung ist Ihr Nettoeinkommen, aus dem hervorgeht, wie rentabel Ihr Unternehmen für diesen Zeitraum war. Haben Ihre Einnahmen Ihre Ausgaben übertroffen? Um wie viel? War der Betriebsertrag höher als der nicht betriebliche Umsatz? Diese Fragen werden bei der Überprüfung Ihrer Erfolgsrechnung beantwortet.
Die in der Gewinn- und Verlustrechnung ausgewiesenen Einnahmen wurden jedoch möglicherweise nicht vereinnahmt, oder es wurden möglicherweise keine Ausgaben gezahlt. Hier kommt eine Kapitalflussrechnung ins Spiel. Im Gegensatz zur periodengerechten Erfolgsrechnung konzentriert sich die Kapitalflussrechnung nur auf Geldwechsel. Zum Beispiel beeinflussen Kundenzahlungen den Cashflow und umgekehrt nicht die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Eine Möglichkeit, die Kapitalflussrechnung zu erstellen, besteht darin, die Gewinn- und Verlustrechnung zu erfassen und nicht eingezogene Einnahmen und nicht gezahlte Ausgaben zu eliminieren. Wenn Sie Ihr Geschäft mit Cash Accounting betreiben, benötigen Sie keine separate Kapitalflussrechnung.
Der Umsatz beeinflusst auch die Bilanz. Angenommen, Sie bringen 475.000 USD im Quartal mit Kosten von 250.000 USD ein. Der Nettoertrag von 225.000 US-Dollar erhöht Ihr Vermögen und wird in Abhängigkeit von der Zahlungsweise auf Forderungen oder Bargeld verbucht. Mit steigendem Wert der Vermögenswerte steigt auch das Eigenkapital der Eigentümer.
Warum sind die fünf Elemente wichtig?
Finanzberichte sind von grundlegender Bedeutung für die Beurteilung der finanziellen Gesundheit Ihres Unternehmens. Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Ihre Einnahmen und Ausgaben für den Monat, das Quartal oder das Jahr. Wenn Sie in den roten Zahlen laufen oder der Gewinn hauchdünn ist, könnte dies ein Warnzeichen für Finanzprobleme sein. Die Kapitalflussrechnung zeigt, wie viel Geld Sie zur Verfügung haben. Selbst wenn Sie profitabel sind, benötigen Sie Bargeld, um die Wasserrechnung oder Ihre Mitarbeiter zu bezahlen. Die Bilanz ist eine Momentaufnahme Ihrer Vermögenswerte, Verbindlichkeiten und Ihres Eigenkapitals am Ende des Berichtszeitraums.
Die Art und Weise, in der die Aussagen die fünf Elemente (Vermögenswerte, Verbindlichkeiten, Eigenkapital, Einnahmen und Aufwendungen) darstellen, liefert Informationen für alle Personen innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, die sich um ihre finanzielle Gesundheit Sorgen machen. Die Informationen können zu mehr Fragen führen, z. B. gibt es ein Problem, wenn die Einnahmen in diesem Quartal niedriger sind als im Vorquartal. Wenn die Bilanz erhebliche Verbindlichkeiten aufweist, ist das ein Zeichen, dass Sie zu viel Schulden aufgenommen haben? Wenn der Umsatz hoch ist, aber wenig Bargeld kommt, müssen Sie die Kunden dazu drängen, schneller zu zahlen? Geht es Ihnen wesentlich besser oder schlechter als der Durchschnitt Ihrer Branche?
Warum Audits wichtig sind
Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Unternehmen die fünf Elemente fälschen kann, damit das Unternehmen im Abschluss finanziell gesund aussieht, wenn es in der Realität schwierig ist:
- Machen Sie Verkäufe, die nie passiert sind.
- Melden Sie den Umsatz, bevor Sie ihn verdient haben.
- Überbewerten Sie den Wert des Vermögens.
- Fordern Sie Vermögenswerte an, die nicht existieren.
- Erstellen Sie falsche Ausgaben, um Unterschlagung zu vertuschen. Ein Manager zeichnet beispielsweise einen Kauf von 5.000 US-Dollar auf, der niemals stattgefunden hat. Stattdessen ging das Geld in seine eigene Tasche.
Erfolgreiche Unternehmen führen Kontrollen ein, um diese Art von betrügerischer Berichterstattung zu verhindern. Wenn für jeden großen Kauf zwei Personen benötigt werden, um sich abzumelden, ist es schwerer für eine Person, Betrug zu begehen. Dies tun jedoch nicht alle Unternehmen. Das ist ein Grund, warum Abschlüsse geprüft werden. Zum anderen werden die Standardabrechnungspraktiken immer komplexer, so dass Fehler oder Betrug leichter durch die Risse schlüpfen können. Wenn Sie ein börsennotiertes Unternehmen sind, müssen Sie jährlich geprüfte Aussagen machen.
Geprüfte Aussagen sind teuer, weil sie gründlich sind. Zunächst prüft der Wirtschaftsprüfer Ihr Unternehmen und untersucht mögliche Fehler oder Betrug bei den Bestandteilen der finanziellen Lage. Als Nächstes testen Sie Ihre internen Kontrollen. Wenn es so aussieht, als ob es extrem schwierig wäre, die Kosten auszugleichen oder fiktive Einnahmen zu erzielen, muss der Abschlussprüfer nicht so umfassend sein. Wenn Ihre Steuerelemente jedoch schlampig sind, wird das Audit schwieriger.
- Sind die von Ihnen in der Bilanz ausgewiesenen Vermögenswerte vorhanden?
- Ist der Saldo der Forderungen korrekt?
- Bestätigen Ihre Kontoauszüge die von Ihnen angegebenen Barmittel?
- Bestätigen Ihre Gläubiger, dass die Verbindlichkeiten in der Bilanz korrekt sind?
- Sind die in der Erfolgsrechnung ausgewiesenen Aufwendungen korrekt?
Nachdem der Prüfer die fünf Elemente und die Art und Weise, wie Sie sie gemeldet haben, geprüft hat, erhalten Sie die Stellungnahme des Prüfers:
- Eine uneingeschränkte Meinung hört sich schlecht an, ist aber eigentlich eine gute Nachricht. Der Prüfer sagt, dass Ihre Aussagen ohne Vorbehalt in Ordnung sind.
- Laut einer qualifizierten Stellungnahme sind Ihre Abschlüsse meistens gut, einige Informationen konnten jedoch nicht überprüft werden.
- Eine negative Stellungnahme besagt, dass es ernsthafte Probleme gibt, die behoben werden müssen.
- Der Haftungsausschluss eines Auditors besagt, dass es nicht möglich ist, sich eine Meinung zu bilden. Dies kann daran liegen, dass zu viele Dokumente fehlten, um die Richtigkeit der Elemente zu bestätigen, oder dass Ihr Managementteam die Zusammenarbeit verweigerte.
