In seiner einfachsten Form ist die interne Kontrolle die Summe aller Maßnahmen, die Ihr Unternehmen unternimmt, um Risiken zu identifizieren und zu reduzieren, die nach Angaben der USASmall Business Administration verbrauchen häufig etwa 5 Prozent des Jahresumsatzes eines Unternehmens. Obwohl Unternehmen aller Größen dem Risiko von Betrug, Diebstahl und Missbrauch von Unternehmensvermögen ausgesetzt sind, sind kleine Unternehmen mit unzureichenden Dokumentationsverfahren häufig anfälliger. Dokumentationsverfahren tragen zu starken internen Kontrollen bei und sind Teil davon.
Erhöhte Verantwortlichkeit
Ausgereifte Dokumentationsverfahren stärken zwar sowohl die präventiven als auch die detektivischen internen Kontrollen, aber unzureichende Dokumentationsverfahren sind der Hauptgrund dafür, dass einige Unternehmen nicht feststellen, dass Diebstahl oder Betrug erst zu spät erfolgt, stellt das "Journal of Accountancy" fest. Formale Dokumentationsverfahren bieten Richtlinien für die Implementierung von Kontrollen und erhöhen die Verantwortlichkeit, da Ihre Mitarbeiter nachweisen und bestätigen müssen, anstatt nur zu sagen, dass sie einer internen Kontrolle gefolgt sind oder diese durchgeführt haben.
Beweiswert
Dokumentationsverfahren erstellen nachvollziehbare Nachweise, einschließlich der Frage, wer an einer Aufgabe oder Finanztransaktion beteiligt war und wann und wie sie beteiligt war. Sie können Prozeduren erstellen, z. B. Zeit- und Datumsstempel, die im Hintergrund funktionieren, sowie Dokumentationsregeln festlegen, nach denen Mitarbeiter folgen sollen. Beides ist gleichermaßen wichtig für die Rekonstruktion von Aktionen, wenn Transaktionen nachverfolgt und Prüfpfade erstellt werden. Zum Beispiel bieten unterschriebene Belegbelege, Kopien von Nachzahlungen zur Überprüfung des Bargeldbetrags, die Anmelde-ID eines Mitarbeiters sowie Zeitstempel und Datumsstempel für einen Computer.
Sicheres Informationsmanagement
Aktuelle oder gescannte Anlagen, Fußnoten in einem Finanzbericht und ein Änderungsprotokoll für Computertransaktionen sind Beispiele für Dokumentationsverfahren, die zur Steuerung des Informationsmanagements beitragen und diese verstärken. Alle sind hilfreich, um die Gründe für das Korrigieren oder Anpassen von Papier- oder elektronischen Geschäftsunterlagen zu dokumentieren. Dies hilft Ihnen letztendlich, Betrug und Diebstahl von Mitarbeitern zu verhindern und aufzudecken. Ein entsprechender Datumszeitstempel und der Nachweis einer vorherigen Genehmigung, wie zum Beispiel die Initialen des Abteilungsleiters, verstärken die Kontrolle des Informationsmanagements noch weiter.
Bessere Qualitätskontrolle
Zusätzlich zur Verhinderung von internem und externem Betrug können Dokumentationsverfahren im Lager und Bestandsmanagement die Qualitätskontrolle unterstützen. Dazu gehört, dass Lagermitarbeiter beschädigte ein- und ausgehende Waren zählen, prüfen und dokumentieren müssen. Betrugs- und Diebstahlsicherungsverfahren, die zu einer guten internen Kontrolle beitragen, umfassen eine Dokumentationsregel, nach der die Mitarbeiter für jeden ausgehenden Kundenauftrag ein Kennzeichnungsblatt ausfüllen, unterzeichnen und einreichen müssen. Außerdem werden Kennzeichnungsverfahren zum Aufzeichnen und Identifizieren von Inventargegenständen einschließlich Beschreibungen, Teilenummern und Einheiten von verwendet Maß und Mengen.
