Wenn es eine Sache gibt, die Mitarbeiter weniger mögen als Besprechungen, dann hat sich der Zeitpunkt einer Besprechung geändert und sie müssen ihre Zeitpläne entsprechend ändern. Es ist jedoch viel schlimmer für Ihre Mitarbeiter, wenn sie nicht informiert sind. Halten Sie Ihre Mitarbeiter auf dem Laufenden, indem Sie ein Memo schreiben, das sie auf die Änderung aufmerksam macht. Sie mögen die Nachricht nicht mögen, aber sie werden es zu schätzen wissen, dass Ihr Memo - wie alle besten Formen der internen Kommunikation - kurz und auf den Punkt ist.
Schreiben Sie den Informationskopf Ihrer Notiz. Flush links und in vier separaten Zeilen mit einfachem Abstand schreibe "Das Datum", "Bis", "Von" und "Betreff". Jedem sollte ein Doppelpunkt folgen. Nach "Von:" schreiben Sie Ihren Namen und Ihren Titel.
Schreiben Sie nicht mehr als drei Absätze mit einfachem Abstand über die Änderung der Sitzungszeit, doppelten Abstand zwischen den Absätzen. Verweisen Sie im ersten Abschnitt auf die frühere Uhrzeit und die neu geplante Sitzung. Geben Sie an, ob sich der Ort der Besprechung geändert hat oder gleich geblieben ist.
Erklären Sie den Grund der Zeitumstellung auf positive Weise. Die Mitarbeiter fragen sich vielleicht, warum sich der Zeitpunkt des Meetings geändert hat, es besteht jedoch die Gefahr, dass vertrauliche organisatorische Informationen gefährdet werden. Sprechen Sie das Problem positiv an, indem Sie sagen: "Die Besprechungszeit hat sich geändert, um den Bedürfnissen und Zeitplänen aller Personen gerecht zu werden, deren Anwesenheit bei der Besprechung erforderlich ist."
Schreiben Sie einen optimistischen dritten Absatz. Zum Beispiel: „Vielen Dank im Voraus für Ihre Mitarbeit bei der Anpassung an den Zeitplan. Ich freue mich darauf, Sie am (Zeitpunkt und Ort des Treffens) zu sehen. “
Schreiben Sie Ihre Initialen nach Ihrem Namen, um Präsenz und Glaubwürdigkeit zu erhöhen. Sie müssen den unteren Teil des Memos nicht unterschreiben, da Ihr Name oben in der Überschrift steht.
Korrekturlesen und bearbeiten Sie Ihr Memo, bevor Sie es verbreiten. Lassen Sie niemals zu, dass ein Mitarbeiter einen Fehler in Ihrem Kommunikationsmaterial feststellt.
Verbreiten Sie das Memo ordnungsgemäß und für eine optimale Belichtung. Denken Sie daran, dass Sie nicht möchten, dass abwesende Angestellte auf die legendäre Bürolinie zurückgreifen. „Ich denke, ich habe das Memo nicht erhalten.“ Unternehmensweite Memos werden oft in Lunchrooms und Pausenräumen gepostet. Erstellen Sie für zusätzliche Versicherungen eine Kopie der Notiz für jeden Mitarbeiter und legen Sie diese in sein Postfach oder auf seinen Schreibtisch.
