Meetings können ohne ordnungsgemäße Planung selbst mit einem klaren Zweck und geeigneten Teilnehmern in Flammen geraten. Die Planung einer Besprechung mithilfe einer Tagesordnung kann dazu beitragen, dass die Versammlung reibungslos abläuft und wichtige Themen oder Themen effektiv anspricht. Vorausschauende Planung gibt den Teilnehmern des Meetings Wissen darüber, was zu erwarten ist, Zeit für die Vorbereitung und gibt eine Reihenfolge, in der die Dinge besprochen werden. Ein weiterer Grund, warum Tagesordnungen beliebt sind, ist, dass sie jedem Zeit sparen.
Was ist eine Agenda?
Einfach ausgedrückt ist eine Agenda eine Liste oder ein Plan. Diese Liste enthält Themen und Probleme oder Probleme, die während eines Meetings erörtert werden. Es gibt verschiedene Agendaformate. Der Zweck und die Art des Treffens bestimmen, welches Tagesordnungsformat verwendet werden soll. Zu den üblicherweise verwendeten Agenden gehören informell, formal, priorisiert und zeitgesteuert. Wenn Sie sich mit den einzelnen Tagesordnungsformaten vertraut machen, können Sie den richtigen Typ für Ihre Bedürfnisse auswählen.
Informell und formell
Eine informelle Agenda bezieht sich im Wesentlichen auf eine informelle Liste von Punkten, die während eines Meetings besprochen werden und oft in letzter Minute zusammengeworfen werden. Eine formale Agenda folgt eher einem Format. Dieses Format umfasst die Art der Besprechung, listet den Besprechungsleiter und alle Teilnehmer auf. Die Tagesordnung folgt dann einer bestimmten Reihenfolge: Aufruf zur Bestellung, Appell, Protokoll der letzten Besprechung, offene Ausgaben, neues Geschäft und Vertagung.
Priorisiert und zeitgesteuert
Priorisierte Tagesordnungen folgen einem Prioritätssystem. Artikel werden nach ihrer wahrgenommenen Bedeutung für die Gruppe sortiert. Die Themen werden dann in dieser Reihenfolge besprochen. Zeitgesteuerte Tagesordnungen beziehen sich auf die Verwendung einer festgelegten Zeitleiste für die Besprechung - normalerweise wird ein Zeitnehmer zugewiesen, um die Aufgabe zu bewahren. In diesem Format würde die Tagesordnung in zeitlichen Abständen erstellt. Zum Beispiel 9: 30-9: 35: Sozialisieren / Aufwärmen, 9: 35-9: 40: Überprüfungszweck und gewünschtes Ergebnis, 9: 40-9: 50: Überprüfungsminuten vom letzten Meeting.
Endeffekt
Zögern Sie nicht, bei der Erstellung einer Agenda nach Beiträgen anderer Teilnehmer zu fragen. Die Teilnehmer können wertvolle Einblicke darüber geben, welche Themen oder Themen diskutiert werden müssen. Die richtigen Teilnehmer zu haben, ist der Schlüssel zu einem gut geplanten und erfolgreichen Meeting. Alle Tagesordnungen sollten den Zweck der Sitzung enthalten. klare gewünschte Ergebnisse haben; Klassifizierung von Tagesordnungsthemen entweder als Informationsaustausch oder als Informationsverarbeitung; und enden mit einem Themabezug und einer Diskussion der nächsten Schritte.
