Die formalisierte Organisationsstruktur konzentriert sich auf Rollen und Positionen und nicht auf die Personen in den Positionen. Formalisierung ist der Prozess der Schaffung einer formalisierten Struktur und beinhaltet die Aufrechterhaltung dieser formalen Struktur im Laufe der Zeit. Die Formalisierung einer Organisationsstruktur wird üblicherweise initiiert, um den Entscheidungsprozess zu rationalisieren. Die formalisierte Organisation ist entscheidend für die Organisation, in der Probleme bekannt sind und Änderungen langsam und zielgerichtet umgesetzt werden.
Formale vs. informelle Struktur
Im Gegensatz zu der informellen Organisationsstruktur, bei der der Einzelne über der Arbeitsstelle geschätzt wird und die vom Inhaber der Position vorgeschriebene Rollenentwicklung ermöglicht wird, besteht die formale Organisationsstruktur aus festgelegten Rollen, die nicht leicht geändert werden können. Informelle Organisationsstrukturen sind in gewisser Weise innovativer als formalisierte Strukturen. Die informelle Struktur ist jedoch am nützlichsten für sich schnell verändernde Branchen wie den Technologiesektor. Darüber hinaus kann die Größe der Organisation den erforderlichen Formalisierungsgrad angeben. Es ist wichtig, die Bedürfnisse der einzelnen Organisation zu verstehen, wenn Sie bestimmen, welche Struktur für jede Situation am effektivsten ist.
Identifizierung
Die Formalisierung kann durch den Grad der Trennung der Organisationsrollen von den Einzelpersonen, die diese Rollen ausüben, identifiziert werden. Die formalisierte Organisationsstruktur besteht aus einer hierarchischen Top-Down-Berichts- und Entscheidungsstruktur. Es wird durch das Vorhandensein expliziter, kodifizierter Normen und Vorschriften anerkannt. Eine formalisierte Struktur umfasst in der Regel mehrere Überwachungsebenen, einschließlich der obersten Direktoren oder Abteilungsleiter, der mittleren Manager und der operativen Vorgesetzten.
Leistungen
Ein Vorteil der Formalisierung einer Organisationsstruktur ist die Routine der Nachfolge. Die Rollen einer bestimmten Position bleiben gleich, unabhängig davon, wer die bestimmte Position besetzt. Arbeitsabläufe werden dokumentiert, so dass ein neuer Mitarbeiter leicht in eine freie Position eingefügt werden kann, ohne die mit der Position verbundenen Prozesse zu ändern. Die dauerhafte Struktur einer formalisierten Organisation ändert sich nicht, es sei denn, sie wird vom Management absichtlich geändert. Die Struktur ist leicht zu verstehen und zu erklären. Darüber hinaus ist es in einer formalisierten Organisationsstruktur leicht möglich, die täglichen Arbeitsabläufe mit der Gesamtaufgabe der Organisation abzustimmen.
Organisationsplan
Die Struktur einer formalisierten Organisation sowie die Rollen und Beziehungen zwischen diesen Rollen werden normalerweise durch die Verwendung eines Organigramms sichtbar gemacht. Das Diagramm stellt die einzelnen Rollen innerhalb der Organisation dar und zeigt, wer an wen berichtet. Außerdem wird veranschaulicht, wie Informationen und Entscheidungen innerhalb der Organisation fließen. Das Organigramm ist ein wertvolles Instrument im Formalisierungsprozess.
