Unternehmen wandeln sich heutzutage schnell von einem traditionellen Papierablagesystem zu computergestützten Ablagesystemen um, die als elektronische Ablagesysteme bezeichnet werden. Der Zweck eines Ablagesystems besteht darin, die Eingabe, den Zugriff auf und das Abrufen von gespeicherten Informationen bequem, schnell und einfach zu gestalten. Es gibt verschiedene Arten von Ablagesystemen mit verschiedenen Zwecken.
Plattenablagesysteme
Festplattenlaufwerke, die meistens zur Datenspeicherung verwendet werden, können angeschlossene Teile eines Computers sein oder getrennt und für die Verwendung auf jedem Computer angeschlossen sein. Programme werden auf dem Festplattenlaufwerk Ihres Computers gespeichert. CDs und DVDs werden mit Daten erstellt, die von Festplattenlaufwerken abgerufen werden.
Flash-Dateisysteme
Flash-Dateien sind kleine, in der Regel tragbare elektronische Geräte, die bequem große Mengen an Medienspeicher speichern. Mit Flash-Dateien können Daten wie Dokumente, Fotos, Videos und Musik in Sekundenschnelle übertragen werden. Memory Sticks und Speicherkarten sind zwei beliebte Beispiele für Flash-Dateien.
Transaktionsablagesystem
Das Transaktionsarchivierungssystem, das hauptsächlich von Banken verwendet wird, verbindet viele Computer mit einem Programm. Alle an diesem Ablagesystem vorgenommenen Änderungen werden automatisch auf allen anderen Computern aktualisiert, die mit dem Programm verbunden sind. Ein gutes Beispiel für ein Transaktions-Ablagesystem ist, wenn Sie einen Artikel in einem Geschäft kaufen und Ihre Kreditkarte je nach verfügbarem Guthaben akzeptiert oder abgelehnt wird. Wenn Sie Ihre Karte durch dieses System laufen lassen, kommuniziert sie mit allen anderen Computern, die sich in demselben Transaktionsablagesystem befinden, und "wissen" daher, ob Ihre Karte dieses Guthaben abdeckt. Wenn Sie Ihren Einkauf tätigen, nimmt Ihr Kreditkartenguthaben automatisch entsprechend ab und das gesamte System wird sofort aktualisiert.
Netzwerk-Dateisystem
Diese Art von elektronischem Ablagesystem ermöglicht Computern in einem Netzwerk den Zugriff auf Dateien vom Computer eines Administrators. Beispielsweise kann ein Geschäftsinhaber (Administrator) Dateien auf seinem Computer haben, auf die sein Client Zugriff haben muss. Der Administrator kann Berechtigungen festlegen, um diesem bestimmten Client Zugriff auf das Netzwerkdateisystem zu gewähren. Jetzt kann eine der beiden Parteien Änderungen vornehmen oder Dateien hinzufügen.
