Die uneingeschränkte Einhaltung der Satzung Ihres Unternehmens bedeutet, dass Sie die Vorstandssitzungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen durchführen müssen. Die Mitglieder haben zwar die Kontrolle über die Aktionen, die der Vorstand bei diesen Versammlungen durchführt, aber sie haben weitaus weniger Einfluss auf den Ablauf der Sitzungen. Das Protokoll der Sitzungen, das von den Gerichten als juristische Dokumente ausgelegt wird, ist so bedeutend, dass der Unternehmensberater Carter McNamara es so formuliert: "Wenn es nicht im Protokoll ist, ist es nicht geschehen."
Informieren Sie sich bei einer typischen Vorstandssitzung über eine Beispielagenda in der Management-Hilfe. Passen Sie diese Agenda an die Kultur und den Zweck Ihres Unternehmens an. (http://managementhelp.org/boards/minutes.htm)
Ernennen Sie jemanden - normalerweise den Vorstandssekretär -, um ein Protokoll der Sitzung zu erstellen. Das Protokoll sollte die von McNamara empfohlenen Informationen enthalten: Name des Unternehmens, Datum und Uhrzeit der Sitzung, wer die Sitzung einberief, die Teilnehmer, die eingereichten Anträge, Interessenkonflikte, die die Teilnahme eines Teilnehmers an der Abstimmung hindern, Abstimmungen für die Abstimmung und die Gründe dafür Sitzung beendet und wer hat das Protokoll vorbereitet.
Entscheiden Sie, ob ein Quorum vorhanden ist - die geringste Anzahl von Mitgliedern, die erforderlich sind, um Maßnahmen zu ergreifen. Wie das Chicago Lawyer Committee for Civil Rights gemäß dem Law Handbook vorschlägt, überprüfen Sie die Satzung, um herauszufinden, wie viele Mitglieder für ein Quorum erforderlich sind. In den meisten Unternehmen reicht eine einfache Mehrheit aus. Ein Board mit zehn Mitgliedern wäre beispielsweise beschlussfähig, wenn sechs Mitglieder anwesend wären.
Lassen Sie den Vorsitzenden des Vorstands die Besprechung wie in den Beispielprotokollen der Management-Hilfe zur Bestellung aufrufen. Die Sekretärin sollte anwesend sein, indem sie die Namen der Vorstandsmitglieder ruft, die laut antworten, wenn sie anwesend sind.
Fragen Sie, ob die Vorstandsmitglieder die Protokolle der letzten Sitzung überprüft und Änderungen vorgeschlagen haben. Dann fragen Sie andere Mitglieder, ob sie mit den Änderungen einverstanden sind. Beachten Sie die Zustimmung und Nichtübereinstimmung. Dann stimmen Sie ab, ob die Änderungen vorgenommen werden sollen. Wenn die Mehrheit mit Ja stimmt, teilen Sie mit, dass die Änderungen vorgenommen und an alle Mitglieder zur nächsten Sitzung weitergeleitet werden.
Bitten Sie die Ausschussvorsitzenden, über die Ereignisse seit der letzten Sitzung zu berichten. Beachten Sie, wie das Beispielprotokoll, auf das sich McNamara bezieht, Mitgliedern anzeigt, die Besprechungen oder Ereignisse beschreiben, an denen sie teilgenommen haben.
Abstimmung über Anträge von Vorstandsmitgliedern zur Erledigung einer Aufgabe. Beispiele für Anträge sind die Einstellung eines Beraters, der Zuschüsse schreibt, die Genehmigung von Checklisten und Abschlüssen und sogar das Versenden von Geschenken an krank gewordene Mitarbeiter.
Lassen Sie die Vorstandsmitglieder über neue Geschäfte oder bevorstehende Ereignisse berichten. Nehmen sie an Konferenzen teil, die andere Teilnehmer wissen sollten? Oder bitten sie um Rat zu einem bestimmten Thema?
Vertiefe das Treffen und verkünde die Zeit, zu der es vertagt wurde. Geben Sie Datum, Uhrzeit und Ort der nächsten Besprechung an. Geben Sie an, ob der Vorstand sich weiterhin in der "Executive" -Sitzung treffen soll, wenn keine Mitglieder des Vorstandes zulässig sind.
