Ein organisiertes und entwickeltes Meeting-Programm stellt sicher, dass alle wichtigen Themen in einem bestimmten Meeting behandelt werden. Eine Gliederungsstruktur hilft dabei, die Richtung des Meetings zu bestimmen, sodass Sie nicht von einem Thema zum nächsten springen und das Geschäft effizienter abwickeln können. Beginnen Sie Ihre Agenda-Übersicht rechtzeitig vor dem Meeting, sodass Sie mehrere Entwürfe erstellen und diese vor dem Meeting an die Teilnehmer senden können, um sie über die Erwartungen zu informieren.
Schreiben Sie alle Themen auf, die Sie in der Besprechung behandeln müssen. Beginnen Sie so breit wie möglich. Notieren Sie sich beispielsweise "Scheduling", das mehrere Unterthemen enthalten kann. Verwenden Sie alle Notizen aus früheren Meetings, E-Mails und Informationen, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Themen aufgeschrieben haben.
Kommunizieren Sie mit anderen Meeting-Planern oder Teilnehmern und erkundigen Sie sich, ob sie ein Thema haben, das Aufmerksamkeit erfordert. Geben Sie ihnen eine Frist für die vorgeschlagenen Themen und Elemente, damit Sie ggf. Zeit für Nachforschung oder Korrespondenz haben und diese dann in die Gliederung einfügen können.
Organisieren Sie Ihre Themen. Suchen Sie nach Themen, die unter einem größeren Thema platziert werden können. Wenn nicht, gehen Sie jedes allgemeine Thema durch und unterteilen Sie es in bestimmte Tagesordnungspunkte. Beispielsweise kann eine Tagesordnung für ein Produktionsmeeting unter dem Thema "Planung" "Wiederholungskonflikte" und "Datumsangaben" enthalten.
Stellen Sie Ihre wichtigsten Themen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zusammen. Entscheiden Sie, welche Themen zuerst in die Gliederung einbezogen werden sollen, je nachdem, wie wichtig sie sind, wie viel Zeit Sie für die Diskussion benötigen, und besondere Überlegungen, z. B. die Person, die den Teil der Besprechung präsentiert, der vorzeitig abreisen muss.
Geben Sie Ihre Hauptthemen in einer vertikalen Liste in fetter, größerer Schrift mit einer Schriftgröße von 14 bis 16 Punkten ein. Einmal einrücken oder Tabulatortaste und jedes Unterthema direkt unter dem Hauptthema markieren. Sie können die Themen und Unterthemen beliebig nummerieren oder beschriften. Fügen Sie alle Detailpunkte unter jedem Unterthema ein.
Bullet und indent auch diese Elemente, also sitzen sie unter dem Unterthema, genau rechts davon. Die meisten Softwareprogramme ziehen sich automatisch ein, zeichnen und nummerieren, wenn Sie am Ende eines Haupt- oder Unterthemas auf "Eingabe" und "Tab" drücken.
Geben Sie alle erforderlichen Besprechungsinformationen in der oberen Mitte des Dokuments ein, einschließlich Titel und Datum der Besprechung, Zeit, Ort, eingeladene oder erwartete Teilnehmer und Kontaktinformationen für den Organisator der Besprechung, wahrscheinlich selbst.
Notieren Sie gegebenenfalls den Namen des Referenten jedes Themas neben dem Haupt- oder Unterthema. Beachten Sie, wie viel Zeit Sie jedem Thema geben. Wenden Sie sich an den Moderator, um sicherzustellen, dass Sie ihm genügend Zeit geben.
