Wenn Sie möchten, dass etwas richtig gemacht wird, schreiben Sie eine gute Standard Operating Procedure oder SOP. Ein gut geschriebenes Standard-Betriebsanleitungshandbuch unterstützt Unternehmen dabei, effizient und konsistent zu arbeiten, indem sie den Mitarbeitern mitteilt, wie wichtig Vorgänge richtig sind. Die Aufrechterhaltung der Qualität und Konsistenz durch leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen kann auch Vorteile bieten, z. B. die Steigerung der Produktivität, die Beseitigung von Verschwendung und die Verringerung von Verletzungen am Arbeitsplatz. Ein SOP-Handbuch kann Unternehmen dabei unterstützen, Vorschriften einzuhalten und die Schulung von Mitarbeitern zu verbessern.
Schritt 1: Wählen Sie Ihre SOPs aus
Identifizieren Sie Verfahren, die standardisiert werden sollten, z. B. das Zusammenbauen von Teilen für ein Produkt oder die Bearbeitung von Kundenbeschwerden. Konzentrieren Sie jede SOP auf eine einzelne Aktivität. Schreiben Sie nur über Verfahren, die Sie richtig machen können. Oder suchen Sie jemanden, der qualifiziert ist, damit er Ihnen zeigen kann, wie die Verfahren durchzuführen sind. Stellen Sie alle Informationen zusammen, die benötigt werden.
Schritt 2: Bereiten Sie sich auf das Schreiben vor
Geben Sie jeder SOP einen aussagekräftigen Titel, wie z. B. „So bauen Sie Ihr Produkt zusammen“ oder „So bearbeiten Sie eine Kundenbeschwerde“. Geben Sie bei Bedarf SOP-Nummern oder Kategorien an, wie z. B. „SOP - Produktion - Montage“ oder „SOP - Kundendienst - Bearbeitung von Beschwerden. “Damit können Sie die zugehörigen Verfahren für Mitarbeiter gruppieren. Zeichnen Sie grobe Flussdiagramme für Prozesse, um zu bestätigen, dass Sie alle Informationen haben und in der richtigen Reihenfolge sind. Konzentrieren Sie sich auf den Mitarbeiter, der das Verfahren bei der Vorbereitung Ihres Ansatzes ausführt.
Schritt 3: Standardisieren Sie die Abschnitte
Skizzieren Sie Ihre SOPs. Jede SOP sollte die folgenden Abschnitte enthalten:
- Header
- Zweck
- Umfang
- Verweise
- Definitionen
- Verantwortlichkeiten
- Verfahren
- Anhänge
- Versionsgeschichte
- Genehmigungsunterschriften
Schritt 4: Detaillierte Anweisungen Schritt für Schritt
Unterteilen Sie jeden Vorgang schrittweise in der Reihenfolge, in der er ausgeführt werden soll. Beginnen Sie mit den Hauptschritten, wie "Holen Sie sich die Teile für das Produkt" oder "Nehmen Sie das Telefon an". Teilen Sie sie dann in kleinere Schritte auf, wie "Vergewissern Sie sich, dass jedes Teil korrekt ist" oder "Stellen Sie sich vor und danken Sie dem Kunden für Ihren Anruf. ”
Schritt 5: Schreiben Sie jede SOP
Schreib einfach. Verwenden Sie kleine Wörter und kurze Sätze. Setzen Sie die Hauptidee an die erste Stelle. Folgen Sie den Details. Verwenden Sie Aktionsverben und eine aktive Stimme. Vermeide Mehrdeutigkeit und Verwirrung. Verwenden Sie keine Abkürzungen, Akronyme oder Jargon.
Schritt 6: SOPs konsistent formatieren
Jede SOP sollte in derselben Schriftart und Schriftgröße geschrieben werden. Teilen Sie lange Absätze in kurze ein. Verwenden Sie Aufzählungspunkte anstelle langer Sätze. Fügen Sie visuelle Hilfsmittel wie Flussdiagramme hinzu. Heben Sie wichtige Informationen hervor, z. B. Fettdruck oder Kursivschrift.
Schritt 7: Beurteilen Sie die Wirksamkeit jeder SOP
SOPs auf Lesbarkeit, Lesbarkeit und Verständlichkeit prüfen.
- Lesbarkeit: Ist der Typ groß und gut lesbar?
- Lesbarkeit: Sind die Anweisungen einfach? Oder überwiegen die Protokolle komplexer Begriffe und stumpfer Worte?
- Verständlichkeit: Lernt ein Leser, was er wissen muss, um den Vorgang korrekt durchzuführen?
Schritt 8: Überprüfen, Überarbeiten und Genehmigen
Lassen Sie Mitarbeiter, die die Verfahren durchführen, die SOPs überprüfen, um zu bestätigen, dass sie alles verstehen. Bitten Sie Mitarbeiter, die nicht mit den Verfahren vertraut sind, um auch die SOPs zu lesen. Ein Leser sollte das Verfahren nicht durchführen müssen, um zu wissen, wie es gemacht wird. Lassen Sie alle Änderungen durch die gleichen Leser überprüfen, bis sie akzeptabel sind. Manager, die für die Einhaltung der SOPs verantwortlich sind, sollten sich vor ihrer Freigabe bei ihnen melden.
In der Wirtschaft funktionieren einheitliche Systeme. Durch die Erstellung eines Handbuchs für die Standardarbeitsanweisungen wird sichergestellt, dass jeder Mitarbeiter jeden Schritt jedes Systems auf dieselbe Weise und jedes Mal ausführt.
