Auf der ganzen Welt nutzen Unternehmen E-Mails für Kommunikation, Datenübertragung und Zusammenarbeit. E-Mail war ein wirksames Instrument zur Steigerung der Geschäftsproduktivität und Erhöhung der Datensicherheit. Die einfache Verwendung von E-Mail und die verminderte Formalität können jedoch zu unprofessioneller Kommunikation und Datenüberlastung führen. Die Verwendung von E-Mail für Geschäftszwecke hat auch den Nachteil, dass Ihr Computernetzwerk potenziellen Viren und Malware geöffnet wird, die über E-Mail-Anhänge gesendet werden.
Reduzierte Managementebenen
Mitarbeiter auf allen Ebenen des Unternehmens können E-Mails an alle Mitarbeiter senden. Dieses einfache Versenden von Nachrichten umgeht die etablierte Befehlskette und unterbricht die Standardprüfprozesse für Personalfragen. Diese Informalität kann auch zu einer Störung der Führungskräfte führen, die sich eher auf die Chancen auf hohem Niveau konzentrieren müssen als auf die täglichen Personalfragen.
Richtigkeit
Das einfache Versenden von E-Mails kann die Genauigkeit der Informationen beeinträchtigen. Als informelleres Medium reagieren Absender normalerweise schnell auf Nachrichten und überprüfen keine Informationen. Mitarbeiter können sich auch unter Druck gesetzt fühlen, auf Anfragen schnell zu reagieren, ohne Rücksicht auf die Genauigkeit. Wenn Nachrichten mit ungenauen Informationen gesendet werden, kann es aufgrund der schnellen Weitergabe von E-Mails an andere Parteien schwierig sein, den Fehler zu beheben.
Wettbewerb
E-Mails können den geschäftlichen Wettbewerb erhöhen. Kunden können Verkaufsangebote an Wettbewerber weiterleiten, die niedrigere Preise verlangen. Wenn sie einen niedrigeren Preis erhalten, können sie zu einem Mitbewerber gehen oder zurückkommen und einen noch niedrigeren Preis anfordern. E-Mails erleichtern Ihren Kunden zudem die Zusammenarbeit mit Offshore-Unternehmen, die aufgrund niedrigerer Löhne und niedriger Lebenshaltungskosten in Entwicklungsländern niedrigere Preise anbieten.
Professionalität
E-Mails können zu einer geringeren Professionalität führen. Bei der Verwendung von E-Mails tendieren Mitarbeiter dazu, die Kommunikation weniger formal zu gestalten, was für aktuelle und potenzielle Kunden unprofessionell erscheinen kann. Kreative Formatierungen durch Text- und Farbänderungen können jugendlich und mit Ihrem Unternehmensprofil inkonsistent erscheinen.
Mehr Beschäftigung
E-Mails können den Bedarf an Mitarbeitern erhöhen. Möglicherweise sind zusätzliche Kundendienstmitarbeiter erforderlich, um die E-Mails von Verbrauchern zu beantworten. Möglicherweise sind weitere Assistenten der Geschäftsleitung erforderlich, um die E-Mail-Kommunikation für vielbeschäftigte Führungskräfte zu sortieren und zu beantworten.
Informationsüberlastung
E-Mails können in den Empfängern leicht zu einer Informationsüberflutung führen. Das einfache Kopieren von Nachrichten im gesamten Unternehmen kann die Mitarbeiter mit unerwünschten oder nicht benötigten Informationen überfordern. Informationsüberlastung verringert die Produktivität.
Sicherheit
Die Datensicherheit kann schwierig zu verwalten sein, da vertrauliche Informationen leicht per E-Mail gesendet werden können. Durch E-Mail-Anhänge gesendete Viren, die zu Computersystemschäden und Datenverlust führen, können die Computernetzwerke beeinträchtigen.
