Wenn ein Arbeitnehmer, der ein persönliches Fahrzeug für seine Arbeit verwendet, eine Entschädigung erhält, leistet der Arbeitgeber ebenfalls Vorteile. Ein Auto für geschäftliche Zwecke zu verwenden, kann teuer sein. Sogar durchschnittlich 100 Meilen pro Monat bedeuten Ausgaben von mehreren hundert Dollar im Laufe eines Jahres. Einige Arbeitgeber sind bereit, die Registerkarte zu übernehmen, um die qualifizierten Personen zu gewinnen und zu halten, die sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Es gibt zwei weit verbreitete Modelle, um die Mitarbeiter für die Nutzung ihres eigenen Autos zu entschädigen: die Zulage für das Auto und die Erstattung der Kilometer.
Grundlagen der Dienstwagenzulage
Eine Dienstwagenentschädigung ist eine vorbestimmte Summe, die einem Mitarbeiter aus betrieblichen Gründen als Entschädigung für das Führen seines eigenen Fahrzeugs gezahlt wird. Laut MileIQ verwenden Unternehmen Autopreise, um die Buchhaltungskosten zu minimieren. Sobald einem Mitarbeiter eine Pkw-Zulage zugewiesen wurde, wird dieser Betrag einfach zum Gehaltsscheck des Angestellten hinzugerechnet. Wenn die Zulage für das Auto beispielsweise 500 US-Dollar pro Monat beträgt, wird diese Summe über den Gehaltsscheck an den Mitarbeiter gezahlt.
Wie werden die Autoteilungsbeträge bestimmt?
Die Arbeitgeber stützen sich auf zwei Schätzungen, um zu bestimmen, wie hoch die Zulage für ein Kraftfahrzeug sein sollte. Die erste ist die Anzahl geschäftlicher Meilen, die ein Mitarbeiter zurücklegt. Die zweite sind die Kosten für den Betrieb eines persönlichen Fahrzeugs. Ziel ist es, die Betriebskosten des Fahrzeugs ausgehend von den Gaskosten zu ermitteln. Das Unternehmen fügt dann Aufwendungen für Versicherung, Steuern, Instandhaltung, Reparaturen und Abschreibungen hinzu. Das Ergebnis wird in eine Rate pro Meile umgerechnet und mit der geschätzten Kilometerzahl multipliziert. Dies ist im Wesentlichen das gleiche Verfahren, das der Internal Revenue Service verwendet, um die Standard-Kilometerleistung für die geschäftliche Nutzung von Fahrzeugen festzulegen. Demzufolge entspricht die durchschnittliche Pkw-Zulage ungefähr dem Kilometerstand des IRS-Standards. Allerdings sind die Kosten für ein Unternehmen für die Zahlung eines PKW-Aufwands höher als bei Verwendung eines Modells zur Erstattung von Fahrleistungen, und der Arbeitnehmer erhält laut Motus weniger Steuern nach Steuern.
Steuerliche Folgen von Pkw-Zulagen
Die IRS betrachtet Kfz-Zulagen als ein dem Arbeitnehmer steuerpflichtiges Einkommen in derselben Weise wie sein Gehalt steuerpflichtig ist. Dies bedeutet, dass die Unternehmen auch anfallende Steuern zahlen müssen, beispielsweise den Arbeitgeberanteil der Sozialversicherungssteuer. Im Gegensatz dazu wird eine Meilenerstattung als Geschäftsaufwand klassifiziert. Der Arbeitnehmer zahlt keine Einkommensteuer oder andere Steuern auf das Geld, und der Arbeitgeber zahlt keine Lohnsteuer. Wenn ein Mitarbeiter keine Entschädigung für die Geschäftsführung erhält, kann er den Kilometerstand zum IRS-Standardsatz abziehen. Dieser Satz wurde für das Steuerjahr 2018 auf 54,5 Cent pro Meile festgelegt.
Modell der Meilenrückerstattung
Wenn ein Unternehmen eine Meilenrückerstattung anstelle einer Zulage gewährt, gelten für die IRS-Regeln Einschränkungen und Dokumentationsanforderungen, die nicht für Zulagen gelten. Der Mitarbeiter muss ein Kilometerstandprotokoll führen, das den Kilometerstand sowie den Zweck und das Ziel jeder Geschäftsreise enthält. Nur Reisen aus rein geschäftlichen Gründen ist zulässig - Pendeln zur Arbeit und zur Arbeit ist kein qualifizierter Kilometerstand. Da Meilenerstattungen kein zu versteuerndes Einkommen sind, erhält der Arbeitnehmer im Vergleich zum Nachsteuerbetrag eines PKW-Zuschusses mehr Geld.
