Ein Personalverwaltungssystem kann die Form eines Informationsverwaltungssystems annehmen. Eine Organisation verwendet ein HRMS, um Informationen über ihre Arbeitskräfte zu verwalten. Diese Informationen helfen Führungskräften und Personalfachleuten, Entscheidungen bezüglich der Mitarbeiter zu treffen. Ohne die richtigen Informationen, die den Entscheidungsträgern zur Verfügung stehen, gibt es für ein HRMS nur noch wenige Anwendungen, die über die Dokumentation und Berichterstattung hinausgehen.
Unautorisierter Zugriff
Wenn eine Organisation personenbezogene Daten über ihre Mitarbeiter in einem HRMS erfasst, können bestimmte Sicherheitsrisiken auftreten. Eine Organisation gibt Geld aus, um die privaten Informationen der Mitarbeiter gegen interne und externe Bedrohungen zu schützen. Ein Nachteil eines elektronischen HRMS besteht darin, dass eine Organisation Informationen darüber sammeln muss, wer auf private Daten von Mitarbeitern zugreift. Diese Daten erfordern eine Nachverfolgung eines Prüfprozesses, der dazu führen kann, dass ein Mitarbeiter, der unbefugt oder ohne amtlichen Zugriff auf Mitarbeiterdaten zugreift, diszipliniert oder strafrechtlich verfolgt wird.
Spezialisiertes Wissen
Die Notwendigkeit der Datenkontrolle ist ein weiterer potenzieller Nachteil eines HRMS. Diese Datenkontrolle erstreckt sich über den unbefugten Zugriff auf private Informationen der Mitarbeiter hinaus. Eine Organisation, die ein HRMS wie PeopleSoft verwendet, muss eigene technische Mitarbeiter einsetzen, um das System zu programmieren, Fehler zu beheben, zu aktualisieren und zu unterstützen. Während ein HRMS einer Organisation dabei helfen kann, die Kosten für das Personal des Personals zu senken, kann es die Anforderungen an das technische Personal mit speziellem Wissen für die HRMS-Lösung erhöhen.
Fehler bei der Dateneingabe
Ein HRMS ist auch nur so gut wie seine menschlichen Programmierer und Endbenutzer. Personen mit übergeordnetem Zugriff, z. B. Personen, die eine HR-Stammdatei aktualisieren, können die falschen Informationen absichtlich oder fehlerhaft eingeben. Wenn Daten nicht ordnungsgemäß aktualisiert, geändert oder verloren werden, kann eine Organisation mit Bußgeldern und anderen Kosten konfrontiert werden, die mit einem Schaden an der Personalakte zusammenhängen. Wählen Sie ein System mit vielen internen Kontrollen aus, sodass ein Mitarbeiter keine Änderungen an der Stammdatei Ihres Unternehmens vornehmen kann.
