Die korrekte Aufzeichnung von Sitzungsprotokollen ist ein kritischer Schritt, der übersehen werden kann. In einigen Fällen kann die Aufrechterhaltung eines Protokolls der Sitzungsprotokolle gesetzlich vorgeschrieben sein. Unabhängig davon, ob dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder nicht, ist dies eine gute Methode, um alle Mitarbeiter nach dem Treffen auf den Punkt zu halten und auf dem aktuellen Stand zu halten, und bietet eine historische Aufzeichnung der Aktivitäten der Organisation.
Tagesordnung
Durch das Festlegen einer Agenda können Sie verhindern, dass das Meeting in Unordnung gerät, und Sie können eine vorläufige Gliederung für das Protokoll erstellen. Dies spart Zeit und erleichtert das Ausfüllen der Lücken zu jedem Thema, wenn es besprochen wird.
Vorabinformationen
Beschriften Sie den Anfang des Dokuments mit "Besprechungsprotokoll für Datum". Listen Sie in der oberen rechten Ecke die grundlegenden Informationen zum Meeting auf. Notieren Sie den Firmennamen, Datum und Ort der Besprechung sowie die Zeiten, zu denen die Besprechung begonnen und abgeschlossen wurde.
Wer war dabei?
Das Protokoll sollte zeigen, wer an dem Meeting teilgenommen hat. Geben Sie den Namen und Titel jeder Person an. Wenn Teilnehmer aus einer anderen Organisation stammen oder telefonisch gepatcht werden, ist dies zu beachten. Notieren Sie auch, wer das Sitzungsprotokoll genommen hat, in der Regel der Unternehmenssekretär.
Diskussionsthemen
Halten Sie die Diskussionsthemen beim Erstellen der Protokolle einfach. Zitieren Sie nicht, was jede Person gesagt hat. Halten Sie sich an eine grundlegende Beschreibung des Themas und geben Sie klar an, welche Entscheidung oder welches Ergebnis erzielt wurde. Es ist nicht nötig, in den Minuten weiter darauf einzugehen.
Geben Sie Minuten sofort ein
Geben Sie die Besprechungsminuten sofort ein. Je mehr Zeit bis zur Eingabe der Minuten vergeht, desto eher vergessen Sie etwas Wichtiges. Einige halten es für nützlich, einen Kassettenrekorder während des Meetings einzuschalten, um einen Datensatz zu haben, der nach Bedarf beim Erstellen der Minuten überprüft werden kann. Verteilen Sie eine Kopie des Besprechungsprotokolls an alle Teilnehmer.
