Unternehmen, Einzelunternehmer und gemeinnützige Organisationen erstellen Richtlinienerklärungen, um die Richtlinien für die Ausführung und Teilnahme an ihren Diensten auszudrücken. Diese Richtlinien legen Protokolle und Parameter fest, an die sich alle halten müssen, die einen Vertrag mit einem Standort abschließen oder einen Standort besuchen. Die Erstellung dieser Richtlinien beginnt mit der Eingabe aller organisatorischen Einheiten sowie der direkten Verknüpfung mit den Unternehmenszielen. Recherchiere, Vorbereitungen und Entscheidungen zu Formaten und zur Verteilung dominieren den größten Teil des Protokollschreibens.
Bereite dich darauf vor zu schreiben. Sammeln Sie Notizzettelmaterial, sichern Sie einen bestimmten Computer oder eine Textverarbeitung und wählen Sie einen Platz für den Großteil des Schreibens. Wählen Sie außerdem die Hauptsprache der Richtlinie oder des Protokolls aus, während Sie den Formulierungsstil und die Schriftarttypen für das Richtliniendokument berücksichtigen.
Führen Sie eine Besprechung mit Schlüsselpersonen durch, um Informationen zur Erstellung einer neuen Richtlinie oder eines Dokuments zu erhalten. Für physikalische Sicherheitsrichtlinienparameter müssen zum Beispiel sowohl ein Vertreter der Personalabteilung als auch Sicherheitspersonal ihre Ansichten zu den Richtlinienanforderungen angeben. Nehmen Sie an einem Meeting-Protokoll teil, um Richtlinien oder Protokolle aus den gesammelten Informationen zu erstellen.
Bewerten Sie die Unternehmens- oder Servicemission. Verwenden Sie die Sprache und Anwendung der Unternehmensmission als Leitfaden für den Gesamtcharakter der Richtlinie oder des Protokolls. Beispielsweise ist die Wiederholung sorgfältiger Planungs- und Berichterstellungsmaßnahmen für politische Entscheidungsträger in der Arbeitssicherheitsgemeinschaft von erheblicher Bedeutung.
Erforsche das Publikum. Zählen Sie die Anzahl der Kunden, Auftragnehmer oder Mitarbeiter, die die Hauptzielgruppe für das Richtliniendokument bilden. Ermitteln Sie den arbeits- oder geschäftsbezogenen Standort dieser Personen, um Standort- und Verteilungsanforderungen zu ermitteln. Überprüfen Sie außerdem die Stellenbeschreibungen und Verträge der Mitarbeiter auf eine mögliche Aufnahme in das Richtliniendokument.
Überprüfen Sie das physische Layout des Arbeitsplatzes oder des Geschäftsraums. Dokumentieren Sie die Abmessungen, die vorhandenen Verkehrswege und die dafür vorgesehenen Bereiche, wie Toiletten und Mitarbeiterlounges, um einen Umwelt- und Sicherheitsabschnitt des Protokolls zu erstellen. Wenden Sie sich an externe Stellen, wie z. B. die örtliche Feuerwehr oder Arbeitsschutzorganisation, um Anforderungen wie Höchstkapazitäten und vorgeschriebene Brandschutzeinrichtungen festzulegen.
Bestehende Unternehmensdokumente überprüfen. Sammeln Sie alle vorhandenen Unternehmensrichtlinien, frühere Protokollhandbücher und dienstbezogene Dokumente, um ein neues Richtlinien- und Verfahrensdokument zu erstellen. Identifizieren Sie veraltete Informationen und aktualisieren Sie wichtige Daten bei Bedarf. Suchen Sie für Formulare, die offizielle Unterschriften erfordern, den ursprünglichen Unterzeichner oder einen geeigneten Ersatz oder Ersatz. Entsorgen Sie ordnungsgemäß veraltete Daten, die möglicherweise vertrauliche Informationen enthalten.
Recherchieren Sie Produktsicherheit und -nutzung. Produktvertriebshändler, Einzelhändler oder Hersteller müssen die korrekten Verwendungs- und Sicherheitsmaßnahmen eines verkauften oder hergestellten Produkts ermitteln. Fügen Sie diese Informationen in den Verfahrensabschnitt der Handbücher für Services-Richtlinien ein, während Sie Sicherheits- und Notfalldaten präsentieren. Fügen Sie sichere Handhabungs- und Entsorgungsdaten für Gegenstände hinzu, die als gefährliche Stoffe vorhanden sind oder solche enthalten.
Erstellen Sie mehrere Formate. Buch- und elektronische Versionen der Richtlinie oder des Protokolls bieten der Zielgruppe des Dokuments Komfort. Mit elektronischen Richtliniendokumenten können Leser die Richtlinie bequem von mehreren Standorten aus überprüfen. Darüber hinaus bietet das Buch- oder Papierformat eine physische Version, die bei Bedarf schnell überprüft werden kann.
