Mit einem Kassensystem können Unternehmen kleine Ausgaben schnell bezahlen, ohne jede Transaktion aufzuzeichnen. Es ist ein separater Barmittelfonds, der für die Bezahlung von Lieferungen oder anderen Ausgaben in geringem Umfang vorgesehen ist. Um den Geldkassenfonds ordnungsgemäß zu steuern und für steuerliche Zwecke korrekt zu erfassen, sollte der Fonds an einem sicheren Ort gelagert und regelmäßig abgeglichen werden.
Portokasse System
Während einige Einzelhandelsunternehmen geringe Kosten aus ihren Kassen ziehen, bedeutet ein ordnungsgemäßes Kassakassensystem, einen festen Geldbetrag in einer Kiste oder Schublade zur Seite zu stellen und damit kleine Ausgaben zu bezahlen. Die Belege für die Ausgaben gehen zusammen mit den Änderungen der Transaktionen in die Box. Die Summe der Einnahmen und des verbleibenden Geldbetrags sollte immer dem Betrag entsprechen, mit dem Sie begonnen haben. Wenn Sie zum Beispiel einen Kassenfonds in Höhe von 100 US-Dollar haben und 27,52 US-Dollar für Bürobedarf ausgeben, ergeben sich aus Ihrer Quittung für den Kauf plus dem verbleibenden Geld aus dem Fonds 100 US-Dollar.
Quittungen
Die IRS erfordert Quittungen für alle Ausgaben über 75 US-Dollar, aber es ist eine gute Gewohnheit, Quittungen für jede kleine Bargeldtransaktion zu erhalten, egal wie klein sie auch sein mag. Die Quittungen stellen das Backup für die Überprüfung der Bargeldnachschub bereit, wenn Sie den Fonds aufladen müssen. Wenn das Bargeld knapp wird, überprüfen Sie immer den Kontostand, bevor Sie weitere hinzufügen. Um den Fonds aufzufüllen, schreiben Sie einen Unternehmensscheck an "Petty Cash", und geben Sie das Geld in die Schachtel. Die Quittungen und das Kassenabstimmungsblatt werden dem Buchhalter zur Eingabe in das Buchhaltungssystem übermittelt.
Berichterstattung
Das Kassenabgleichblatt und die Quittungen für die Kasse sind die Sicherung für die Überprüfung der Kassenbestände. Tragen Sie sie als eine Transaktion in das Bankregister ein und ordnen Sie jeder Kategorie Zwischensummen zu. Wenn sich die Quittungen beispielsweise auf 97,12 $ belaufen und 29,88 $ Büromaterial, 43,02 $ Wartung und 24,22 $ in der Beförderung ausmachen, belastet die Transaktion die Bank 97,12 $ und die Bürobedarf 29,88 $, die Wartung 43,22 $ und die Beförderung 24,22 $.
Aufzeichnungen führen
Wie bei allen anderen Geschäftsausgaben verlangt der IRS, dass Sie Quittungen und andere Dokumente sieben Jahre lang aufbewahren. Bringen Sie die Quittungen an der Rückseite des Kassenabgleichblatts an und legen Sie sie bei der Eingabe ab. Bewahren Sie Ihre Quittungen vor hellem Licht auf. Einige auf Thermopapier gedruckte Quittungen werden lange verblassen, bevor die Anforderungen an die Lagerung erfüllt sind.
