In der Geschäftswelt müssen wir häufig ein Begleitschreiben beifügen, das einem umfangreicheren Bericht beiliegt, der per E-Mail, Sonderzustellung oder sogar E-Mail gesendet werden kann. Ein formelles Begleitschreiben hat einen ganz bestimmten Zweck und sollte so verfasst sein, dass es den Inhalt einführt und beschreibt, das hervorstechende Thema des Berichts wiederholt und die nächsten Schritte oder Maßnahmen angibt, die zu ergreifen sind.
Schreiben eines Berichtsbriefes
Verwenden Sie den Briefkopf des Unternehmens stationär, um das Anschreiben eines Berichts zu verfassen, um der Wichtigkeit des Dokuments, das es begleitet, Rechnung zu tragen. Selbst wenn Sie E-Mail-Briefmarken verwenden, behandeln Sie sie als Papier-Anschreiben, indem Sie ein Bild des Firmenlogos auf der E-Mail-Seite einfügen.
Geben Sie das Datum des Tages sowie die Adressinformationen ein, einschließlich Vor- und Nachname, Titel, Name des Unternehmens, Straße und Ort, Postleitzahl. Verwenden Sie die Anrede „Sehr geehrte Person“, gefolgt von einer formellen Begrüßung, wie z. B. die Abkürzungen Herr, Frau oder Frau, wenn die Person ein Fremder ist oder „Sehr geehrte Person“ mit dem Vor- und / oder Nachnamen des Empfängers, falls die Person dies tut bekannt.
Geben Sie den Zweck des Buchstabens im Buchstabenkörper an und verwenden Sie folgende Wörter: „Dieser Brief enthält den (Namen des Berichts) für Ihre Überprüfung oder Ihren Kommentar (oder was auch immer die gewünschte Aktion ist). Nutzen Sie diese Gelegenheit, um kurz zu beschreiben, worum es in dem Bericht geht. Versuchen Sie, den Zweck des Berichts so kurz wie möglich zusammenzufassen - in maximal ein bis zwei Sätzen.
Beachten Sie die Schlussfolgerung des Berichts hier, ohne jedoch das Wesentliche der Berichtsergebnisse preiszugeben. Der Leser soll den eigentlichen Bericht und nicht nur das Anschreiben lesen. Das Begleitschreiben soll den Leser auf das aufmerksam machen, was im Abschlussbericht zu finden ist.
Haben Sie eine formale Schlussfolgerung oder einen Abschnitt über die nächsten Schritte, in dem Sie die gewünschten Aktionen des Empfängers angeben. Möchten Sie, dass sie das Dokument weiterleiten, sich abmelden oder ein größeres Meeting koordinieren, um die Ergebnisse zu präsentieren? Seien Sie sehr genau über die nächsten Schritte sowie über Tag und Datum, wenn zeitkritische Maßnahmen erforderlich sind.
Beenden Sie das Begleitschreiben mit einer formellen Unterschrift wie "Herzlich", "Sehr wahr" oder "Mit freundlichen Grüßen". Geben Sie den Namen und den Titel des Autors des Schreibens an. Listen Sie die Namen anderer Personen auf, die den Bericht und das Begleitschreiben in einer CC-Liste erhalten.
