Wenn Sie jemals eine administrative Funktion ausüben, ist es möglicherweise Ihre Aufgabe, Protokolle zu protokollieren. Es kann schwieriger sein als Sie denken, Minuten zu transkribieren. Das Protokollieren von Minuten bedeutet, die richtige Balance zwischen der Reproduktion von zu wenig und zu vielen Notizen zu finden, die Sie bei Ihrem Meeting gemacht haben. Darüber hinaus müssen Sie nicht nur scharfes Hörvermögen, sondern auch eine gute redaktionelle Sensibilität ausüben. Durch Befolgen des nachstehenden Leitfadens können Sie eine professionelle Transkription erstellen.
Machen Sie Ihre Transkription so schnell wie möglich nach Ihrem Meeting. Sie können sich leicht daran erinnern, was bei der Besprechung aufgetreten ist.
Berechtigen Sie Ihr Protokolldokument korrekt. Notieren Sie die Teilnehmer der Besprechung, die Ziele der Besprechung und das Datum und die Dauer der Besprechung. Sie sollten auch einen Schlüssel angeben, der die Initialen der Teilnehmer neben ihrem vollständigen Namen aufführt, da jedes Mal, wenn ein Teilnehmer spricht, Sie seinen Anweisungen die Initialen voranstellen können.
Transkribieren Sie die Besprechung in chronologischer Reihenfolge. Teilen Sie Diskussionen / Gespräche nach Themen auf, wenn in der Besprechung mehr als ein Thema besprochen wurde. Wenn sich die Diskussion beispielsweise von Haushaltsfragen zu Humanressourcen verändert hat, stellen Sie die nächste Konversation wie folgt vor: "Die Diskussion hat sich dann zu den Überlegungen der Personalabteilung geändert …"
Unterscheiden Sie zwischen wichtigen und unwichtigen Diskussionen in Ihrem Meeting. Zum Beispiel möchten Sie sicherlich nicht die Momente transkribieren, in denen jemand vom Thema abwich und über persönliche Angelegenheiten sprach. Anstatt zu erwähnen, dass die Diskussion sich vom Kurs abwandte, schreiben Sie entweder die Ellipsen "…" oder etwas wie "Nach etwa einer Stunde unzusammenhängender Konversation …".
Speichern Sie Ihr Dokument auf Ihrer Festplatte (oder einem Flash-Laufwerk), bevor Sie es ausdrucken. Eine Transkription von Minuten erfasst die meisten wichtigen Entscheidungen eines Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass diese Entscheidungen für den späteren Gebrauch gespeichert werden.
Tipps
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Überprüfen Sie immer die Rechtschreibung und den Grammatikfehler, bevor Sie die Transkription Ihres Protokolls an Ihren Chef übermitteln. Fragen Sie Ihren Chef, ob es eine Vorlage gibt, mit der Sie Ihre Protokolle abschreiben können. Wenn dies nicht der Fall ist, fragen Sie, ob Transkriptionen der letzten Minuten vorhanden sind, auf die Sie während des Schreibens Bezug nehmen können.
Warnung
Seien Sie äußerst vorsichtig bei der Aufzeichnung von Ausbrüchen in einem Meeting. Erwähnen Sie nicht die Person hinter dem Ausbruch, sondern sagen Sie etwas wie "Es wurde nachdrücklich ermutigt, dass …" Wenn Sie jemals unsicher sind, ob Sie einen Namen mit einer Diskussion assoziieren möchten, wenden Sie sich an den Vorsitzenden der Sitzung.
