Ob für eine Eigentumswohnungsvereinigung oder ein multinationales Unternehmen - Sitzungsprotokolle bilden die Rechtsgrundlage für alle von der Gruppe ergriffenen Maßnahmen. Mittel, Richtlinien, Einkäufe - jede Tätigkeit der Gesellschaft, gemeinnützig oder gewinnorientiert - müssen in Minuten aufgezeichnet werden. Einige Organisationen sind informeller als andere - Sie würden wahrscheinlich nicht hören, dass ein Nachbar in einem Kirchenkomitee einen Antrag auf den Tisch stellt -, aber alle müssen entsprechend den Entscheidungen ihrer Leitungsorgane vorgehen. Das Protokoll liefert einen Beweis für diese Handlungen und definiert ihre Absicht.
Sei vorbereitet
Vorausplanen. Stellen Sie die Tagesordnung und eine Liste der Mitglieder oder Meeting-Teilnehmer vor dem Meeting zusammen. Wenn Ihre Gruppe normalerweise nicht mit einer Agenda arbeitet, fordern Sie sie auf, dies zu tun, um den Fokus zu behalten. Finden Sie heraus, wie viele Mitglieder für die Geschäftstätigkeit erforderlich sind, sodass Sie ggf. das Vorhandensein eines Quorums im Protokoll festhalten können.
Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Notizen. Fügen Sie Leerzeichen für Datum, Uhrzeit und Ort sowie eine Checkliste der Mitglieder ein, um Teilnehmer und Abwesenheiten zu markieren. Wenn das Meeting öffentliche Eingaben beinhaltet, fügen Sie Zeilen für Namen und die Probleme der jeweiligen Adressen ein. Mehrere Websites wie Meetingtemplates.com bieten kostenlose Vorlagen für verschiedene Arten von Meetings.
Geben Sie bei der Besprechung Datum, Uhrzeit, Ort, Teilnehmer und Quorum-Informationen ein. Notieren Sie sich, wer die Besprechung zur Bestellung und zur Uhrzeit angerufen hat. Wenn möglich, bitten Sie die anwesenden Bürger, ihren Namen zu registrieren, damit Sie nicht fragen müssen, wie sie buchstabiert werden sollen. Verteilen Sie in großen Mitgliedergruppen ein Anmeldeformular, um Ihre Anwesenheits-Checkliste zu überprüfen.
Genau ausführen
Notieren Sie jede Ausgabe und jede für jede ergriffene Aktion. Geben Sie immer den Namen des Mitglieds an, das den Antrag gestellt hat. Der erste Antrag besteht im Allgemeinen darin, das Protokoll einer früheren Sitzung zu akzeptieren, gefolgt von etwaigen Ausschussberichten. Fügen Sie Empfehlungen und alle Maßnahmen ein, die als Antwort ergriffen werden. Erhalten Sie schriftliche Ausschussberichte, die mit dem abschließenden Protokoll aufgenommen werden sollen. Versuchen Sie nicht, die Diskussionen zusammenzufassen.
Notieren Sie sich die Namen derjenigen, die Aktionen einleiten, bewegen oder auf andere Weise befürworten, und stellen Sie dabei jede Bewegung genau wieder her. Viele Organisationen zeichnen auch die Person auf, die die Bewegung überwacht. Zögern Sie nicht, um Nachbesserung oder Klarstellung zu bitten - dieses offizielle Protokoll bindet die Gruppe an bestimmte Maßnahmen.
Zeichnen Sie die Stimmen gemäß dem System Ihrer Organisation auf. Sie benötigen mindestens eine Anzahl von Stimmen. Einige Gruppen fügen auch Namen hinzu und zeichnen auf, wie die einzelnen Personen abgestimmt haben.
Notieren Sie die Zeit und die Art der Vertagung. Unterschreiben Sie Ihren Namen als Minutenführer.
Folge durch
Schreiben Sie sofort ein Protokoll auf, während die Besprechung noch in Ihrem Kopf ist. Bringen Sie sie innerhalb von ein bis zwei Tagen zusammen mit einer Liste von Berichten oder Exponaten zur Genehmigung zum Leiter.
Senden Sie Protokolle an Mitglieder und Teilnehmer, die sie per E-Mail, First Class-E-Mail, eine freigegebene App wie Microsoft OneNote oder ein Cloud-Programm wie Google Drive angefordert haben.
Bereiten Sie eine offizielle Kopie vor und fügen Sie Originalberichte und Exponate für die Daueraufzeichnung bei.
Tipps
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Versuchen Sie, eine Vorlage für die Anforderungen Ihres Unternehmens zu perfektionieren, anstatt Ihre Besprechungsnotizen an eine abstrakte Vorlage anzupassen. Viele Geschäftsvorlagen sind für organisatorische oder öffentliche Besprechungen zu informell.
Ermutigen Sie die Verwendung von Roberts Ordnungsregeln in Ihrer Organisation. Es ist ein weit verbreitetes Format, das an formelle und informelle Treffen angepasst werden kann.
