Unabhängig davon, ob Sie eine Galerie betreiben oder Ihre eigenen Kunstwerke verkaufen, ist eine Rechnung möglicherweise Ihre letzte Verbindung mit einem Käufer. Wenn Sie ein Format wählen, das mit Ihrem Briefkopf abgestimmt ist und Ihr Markenimage unterstützt, werden Ihre Rechnungen zu Marketinginstrumenten, die einen guten Eindruck hinterlassen. Sie können Vorlagen anpassen, die in Textverarbeitungs- und dedizierter Rechnungssoftware enthalten sind, oder eigene Vorlagen erstellen. Ihr Layout sollte jedoch zu einem sauberen, leicht lesbaren Dokument führen, das verwandte Informationen zusammenfasst.
Nummerierungssysteme erstellen
Entwickeln Sie ein Auftrags- oder Projektnummerierungssystem, um Kundeninformationen zu organisieren, Ausgaben nachzuverfolgen und die an Drucker, Frame-Shops und andere Anbieter gesendeten Arbeiten für Ihre Kunden zu ermitteln. Creative Public empfiehlt ein System, das eine Nummer und eine kurze Beschreibung enthält. Zum Beispiel könnte 15-003-05-Ceramic-Smith das dritte Projekt sein, das Sie im Mai 2015 für einen Kunden namens Smith hatten. Unter diesem System würden Sie Ihrem 67. Projekt im September 2015 15-067-09-ArtFest zuordnen.
Erstellen Sie ein separates Nummerierungssystem, um Ihre Rechnungen zu identifizieren. Durch die Nummerierung von Rechnungen wird die Vorbereitung und Abwicklung der Zahlungen zum Jahresende vereinfacht. Außerdem erhalten die Buchhaltungsabteilungen des Kunden die erforderlichen Referenznummern. Wählen Sie eine von Smashing Magazine vorgeschlagene Kombination aus Jahreszahl, z. B. 2015015 für die 15. Rechnung aus dem Jahr 2015, oder eine Kundenreferenz plus eine fortlaufende Nummer für diesen Kunden, z. B. TA025, für das 25. Time Time-Projekt von Time Advertising.
Vergeben Sie eine Auftragsnummer und eine Rechnungsnummer für die zu verrechnende Arbeit.
Bereiten Sie die Überschrift vor
Geben Sie oben auf der Seite das Wort "INVOICE" ein, wenn Ihre Vorlage es noch nicht hat.
Gruppieren Sie Ihr Logo, den Namen Ihrer Galerie / Ihres Studios oder Ihren Namen und Ihre Adresse sowie wichtige Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website-URL in einem Abschnitt.
Geben Sie die Informationen Ihres Kunden ein, einschließlich des Firmennamens, des Namens der Person, die das Werk erworben hat, sowie deren Adresse und Telefonnummer.
Geben Sie die Transaktionsdetails ein
Machen Sie sich in der oberen Hälfte der Seite einen Abschnitt für das Datum, die Rechnungsnummer, die Auftragsnummer des Kunden (sofern verfügbar) und die Auftragsnummer, die Sie der Arbeit zugewiesen haben, zur Kenntnis
Fügen Sie den fälligen Betrag und Ihre Zahlungsbedingungen hinzu, z. B. "Nach Erhalt zahlbar" oder "Nach Erhalt der Zahlung gelieferte gerahmte Leinwand", wenn die Lieferung von der Erfüllung des fälligen Betrags abhängt.
Beschreiben Sie die Rechte, die der Kunde für digitale Werke erwirbt, z. B. "Nur einmalige Verwendung. Alle Nachdruck- und sonstigen Rechte gehen nach 30 Tagen auf den Künstler über." Die Anwaltskanzlei Stropheus empfiehlt, dass Sie das Vorkaufsrecht behalten, falls der Käufer Ihre Arbeit weiterverkaufen möchte.
Geben Sie Ihre staatliche EIN-Nummer (Arbeitgeber-Identifikationsnummer) oder Ihre Sozialversicherungsnummer an, da Galerien, Museen und Unternehmen diese Informationen für die Steuerberichterstattung benötigen.
Listen Sie die von Ihnen angebotenen Zahlungsoptionen auf, z. B. Scheck, PayPal, Square oder Kreditkarte, und geben Sie alle Kontodaten an, die der Kunde für die Zahlung benötigt.
Kompletter Abschnitt für Gebühren
Beginnen Sie diesen Abschnitt mit einem Satz wie "Dienste wie folgt erbracht:".
Beschreiben Sie die Zuordnung so detailliert, dass die Beschreibung später von anderen verstanden wird. Schreiben Sie beispielsweise anstelle von "Training Art" 10 Illustrationen für das Radlader-Service-Handbuch.
Notieren Sie Ihre Gebührenstruktur entweder als Pauschal- oder Stundensatz plus dem entsprechenden Dollarbetrag. Geben Sie bei der Preisberechnung nach Stunden die Anzahl der abrechenbaren Stunden an. Fügen Sie die gesamte Creative-Gebühr für diesen Abschnitt hinzu.
Geben Sie alle Ausgaben an, für die Sie eine Erstattung beantragen. Fügen Sie genügend Beschreibungen hinzu, damit der Kunde jede Position mit den von Ihnen bereitgestellten Belegbelegen abgleichen kann. Fügen Sie eine Summe für die Kostenkategorie hinzu.
Geben Sie eventuelle Einzahlungen oder Vorschüsse des Kunden an.
Notieren Sie den fälligen Gesamtbetrag abzüglich der bis jetzt erhaltenen Zahlungen. Die Kutztown University of Pennsylvania empfiehlt die Verwendung von Zahlen und Wörtern, z. B. "Insgesamt fällig: 750 USD. Siebenhundertfünfzig Dollar."
Folgen Sie den Empfehlungen von Freshbooks und fügen Sie "Danke für Ihr Geschäft!" Hinzu. am unteren Rand der Seite, um Ihre Chancen auf eine sofortige Zahlung zu erhöhen.
Tipps
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Die Verwendung einer anderen Nummer als 001 für Ihre erste Rechnung bedeutet, dass Ihr Unternehmen etablierter ist.
Bitten Sie die Kunden, Sie unter Ihrem Vornamen zu bezahlen, es sei denn, Sie verfügen über ein geschäftliches Girokonto in Ihrem Firmennamen oder über ein "Doing Business As" - Konto bei Ihrer Bank, um Probleme beim Einlösen von Schecks zu vermeiden.
