Geschäftsreisekosten sind eine der am besten kontrollierbaren Kosten in einer Organisation, und die Festlegung von Tagessätzen ist eine Möglichkeit, diese Ausgaben auf einem vernünftigen Niveau zu halten. Unternehmen können US-Regierungsdaten und andere Branchenuntersuchungen verwenden, um angemessene durchschnittliche Tageskosten für Mahlzeiten von Reisenden zu ermitteln. Einzelne Geschäftsreisende sollten beim Essen während der Reise stets die internen Richtlinien ihres Unternehmens berücksichtigen.
Quellen
Die US-amerikanische General Services Administration (US-General Services Administration) legt jährlich Tagessätze fest, die die Kosten für Speisen und Übernachtungen von Reisenden im Auftrag der Bundesregierung beinhalten. Viele Unternehmen verwenden dies als Orientierungshilfe, wenn sie ihre eigenen Tagessätze oder akzeptable Erstattungssätze für Geschäftsreisende festlegen. Für die Kosten für Mahlzeiten untersucht die General Services Administration alle drei bis fünf Jahre mehrere tausend Restaurants, um ihre Tarife zu informieren und regelmäßig Anfragen von Reisenden zu überprüfen, um zu prüfen, ob bestimmte Bereiche in der Zwischenzeit aktualisiert werden müssen. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels liegen diese Preise für Frühstück, Mittag- und Abendessen zwischen 46 und 71 USD pro Tag. In ähnlicher Weise legt das US-amerikanische Zulassungsbüro für internationale Städte die Tagessätze fest. Weitere Quellen für die Festlegung von Verpflegungspauschalen sind Business Travel News, die jedes Jahr eine Studie über Restaurants für Essenskosten in 100 wichtigen US-amerikanischen Geschäftsreisestädten in Auftrag geben. Diese Preise sind tendenziell höher als die der General Services Administration, da sie für Mahlzeiten und Cocktails in gehobenen Restaurants verantwortlich sind. Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels betrugen sie durchschnittlich etwa 85 USD pro Tag.
Erdkunde
Unabhängig von der Quelle schwanken die Tagegeldraten je nach Land. Die General Services Administration beispielsweise legt einen Standardtarif für die kontinentalen Vereinigten Staaten fest, legt jedoch auch separate Tarife in Städten fest, in denen höhere Kosten für Mahlzeiten anfallen. Großstädte wie New York, Chicago, Los Angeles und San Francisco bleiben am Ende der Mahlzeiten. Im Jahr 2011 zählte die Gruppe beispielsweise 71 US-Dollar für tägliche Mahlzeiten und Nebenkosten in diesen Städten, verglichen mit den 46 US-Dollar-Standardtarifen. Städte in der zweiten Reihe haben im Allgemeinen in der Mitte dieser beiden Extreme eine Mahlzeit pro Tag.
Überlegungen
Unternehmen haben zwei allgemeine Wege, um die Nahrungsmittelausgaben der Mitarbeiter während der Reise zu decken: Sie können entweder eine Tagessumme direkt festlegen und ausgeben, oder sie können den Mitarbeitern die während einer Reise entstandenen Kosten direkt erstatten. Wenn sie sich für die Ausgabe von Tagesgeldern entscheiden, die auf den Standards der General Services Administration basieren, können sie sich für ein vereinfachtes "High-Low" -Verfahren entscheiden, anstatt ein Tagesgeld für jede einzelne Region zu erstellen.Bei dieser Methode erhalten kostenpflichtige Gebiete - Haupt- und einige sekundäre Städte - einen Tagessatz und alle anderen Gebiete einen niedrigeren Tarif. Da die staatlichen Tagessätze in den meisten Fällen nicht ausreichen, um teurere Mahlzeiten für Executive-Reisende abzudecken, entscheiden sich viele Unternehmen dazu, lediglich die Essenskosten zu erstatten, obwohl sie häufig auch Höchstbeträge ausweisen, um die Kosten unter Kontrolle zu halten.
Steuerinformation
Unternehmen, die im Durchschnitt die allgemeinen Verwaltungskosten für allgemeine Dienstleistungen verwenden, profitieren von einem vereinfachten Berichtswesen gemäß den Steuergesetzen des Internal Revenue Service. Während Unternehmen, die eine Erstattung erstatten, detaillierte Empfangs- und andere Daten für diese Reisen aufbewahren müssen, müssen diejenigen, die genehmigte Tagessätze verwenden, nur die Reise selbst aufzeichnen, nicht jedoch einzelne Ausgabenbelege der Reise. Wenn Sie selbstständig sind, können Sie die Tagessätze auch als Orientierungshilfe beim Abzug der Betriebsausgaben von Ihren Steuern verwenden. Sie können einen Teil der normalen Mahlzeitenpauschale, in der Regel etwa 50 Prozent, abziehen, da Sie nicht die Kontrolle über jeden einzelnen Mahlzeitseingang behalten.
