Die Einführung neuer Software erfordert im Allgemeinen ein Pilotimplementierungsprogramm, um zu testen, wie vorhandene Prozesse mit der neuen Software ausgeführt werden, und um sicherzustellen, dass die erwarteten Verbesserungen realisiert werden. Nach der Schulung der neuen Software führt das Projektteam den Piloten durch und erstellt grafische Ablaufdiagramme der beteiligten Prozesse, einschließlich der aktuellen und der vorgeschlagenen Arbeitsabläufe. Diese grafischen Darstellungen bilden die Grundlage für die Schulung der Benutzer für den Betrieb der neuen Systeme. Die Vorteile von Piloten umfassen die Risikoreduzierung, die Verbesserung der Geschäftsprozesse und das eingehende Lernen der Software.
Risikominderung
Die Durchführung von Pilotprogrammen vor der eigentlichen Implementierung neuer Software verringert das Risiko von Ausfällen, Fehlern, Verzögerungen und der Stilllegung des Unternehmens. Bei Versuchen, die Software unmittelbar nach der Schulung für generische Software zu nutzen, besteht ein hohes Ausfallrisiko aufgrund der vielen unvorhergesehenen Nuancen bei dem Versuch, generische Schulungen in einer bestimmten Geschäftsumgebung anzuwenden. Das Pilotprojekt muss die Prozesse durchlaufen, einschließlich der Integration anderer Abteilungen. Während der Pilotphase werden viele Anpassungen und Änderungen an neuer Software vorgenommen.
Prozesse verbessern
Pilotprogramme geben dem Projektteam die Möglichkeit, die Fähigkeiten der neuen Software zu bewerten und Änderungen vorzunehmen, die die Prozesse rationalisieren und verbessern. Wenn neue Software ohne Pilotprojekt implementiert wird, kann das Projektteam keine Änderungen vornehmen und Prozesse verbessern, ohne das gesamte System mindestens so lange herunterzufahren, bis Probleme behoben werden. In diesem Umfeld besteht der Anreiz eher darin, das derzeitige System zu replizieren, als mit potenziell dramatischen Verbesserungen zu experimentieren.
Erfahren Sie, wie die Software funktioniert
Schulungen für Softwareanbieter sind generisch angelegt. Sie sind nicht dazu gedacht, die Verwendung der Software in einer bestimmten Geschäftsumgebung zu trainieren. Die Schulungen sind ein notwendiger Bestandteil des Implementierungsprozesses. Das Projektteam lernt, wie die Software während des Pilotprojekts auf Geschäftsprozesse angewendet wird. Nach Abschluss des Pilotprojekts werden die Benutzer darin geschult, wie die Software die Geschäftsprozesse des Unternehmens durchführt.
Übungsmaterial
Ein Ergebnis des Pilotprojekts sind grafische Arbeitsablaufdiagramme, aus denen hervorgeht, wie die Software für den Geschäftsbetrieb verwendet wird. Diese Workflows werden zur Schulung der Benutzer verwendet. Die Qualität dieser Schulungsmaterialien für Benutzer ist äußerst wichtig. Schlechte Workflow-Dokumente führen dazu, dass die Pilotarbeiten wiederholt werden und die Implementierung verzögert wird.
