Kontrollstrukturen sind in der Wirtschaft notwendig, um sicherzustellen, dass die Verfahren befolgt und die Ziele erreicht werden. Eine individuelle Kontrollstruktur spiegelt die Richtlinien und Verfahren für die spezifische Organisation wider und berücksichtigt Faktoren wie die finanzielle Gesundheit des Unternehmens, die Einhaltung externer Vorschriften und die Unternehmenskommunikation. Fünf grundlegende Kontrollstrukturen helfen Organisationen, Stärken zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu finden.
Umgebung
Die wichtigste Kontrollstruktur in jedem Unternehmen ist das Gesamtumfeld. Im internen Kontrollumfeld spiegeln die Entscheidungen die Prioritäten wider, die die Geschäftsinhaber und das obere Management jeder Funktion innerhalb des Unternehmens zuweisen. Die Kontrollen in einer stark regulierten Branche werden strenger sein als in einer Industrie, die nur minimale staatliche Eingriffe erfordert. Ob sehr formell oder entspannt - das Umfeld eines Unternehmens muss im Unternehmen gut geplant und kommuniziert werden. Große Unternehmen treffen Umweltentscheidungen in verschiedenen Bereichen, z. B. in den Bereichen Recht, Personal und Finanzen.
Prüfung
Eine wichtige Kontrollstruktur ist eine periodische Prüfung. Unabhängig davon, ob sie von einer Abteilung innerhalb der Organisation durchgeführt oder an einen externen Lieferanten vergeben werden, stellen Audits sicher, dass die Mitarbeiter die Unternehmensrichtlinien einhalten und die Verfahren entsprechend festgelegt und verstanden werden. Einige Unternehmer beauftragen externe Prüfungsunterstützung, um eine objektive Beurteilung des Unternehmens zu erhalten.
Kommunikation
Jedes Unternehmen muss den Mitarbeitern Informationen zur Verfügung stellen. Daher ist die Kommunikation ein entscheidendes Element der Kontrollstruktur in jeder Organisation. Schulungen und / oder Mitarbeiterhandbücher sind eine effektive Möglichkeit, die Kontrollstruktur zu kommunizieren. Ein Unternehmen muss auf der Grundlage von Vorschriften und den Wünschen der Geschäftsleitung entscheiden, ob die Ausbildung formal oder informell sein soll. Für kleinere Unternehmen sind Schulungen jedoch möglicherweise nicht machbar oder erforderlich.
Risiken
Die Risikobeurteilung ist eine wesentliche Kontrollstruktur. Rechtliche und finanzielle Risiken für ein Unternehmen können katastrophal sein. Ein Unternehmen muss mögliche Situationen in diesen Bereichen ermitteln und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn sich ein Fall entwickelt. Die Risikobewertung umfasst eine regelmäßige Überprüfung der Buchhaltung sowie die Einhaltung aller rechtlichen Angelegenheiten und Branchenvorschriften.
Überwachungsaktivitäten
Kontrollaktivitäten stellen sicher, dass die Richtlinien und Verfahren, die sich auf finanzielle und rechtliche Risiken auswirken können, verstanden und befolgt werden. Diese Aktivitäten werden von der Geschäftsleitung vorgeschrieben, um sicherzustellen, dass jede Facette der Organisation rechtlich und finanziell geschützt ist und Standards und Vorschriften einhält. Beispiele für Kontrollaktivitäten sind jährliche Budgets aus allen Abteilungen oder ein gesetzlicher Kontrollpunkt für die Korrespondenz mit Kunden. Umfang und Priorität der Kontrollaktivitäten hängen von der jeweiligen Organisation und der Branche ab, an der sie beteiligt ist.
