Memorandums oder Memos sind kurze geschäftliche Mitteilungen, die dazu dienen, wichtige Informationen in einem übersichtlichen und leicht lesbaren Format zu vermitteln. Ein klarer Memo-Titel ist ein wichtiger Aspekt jedes Memos, da er den Leser auf das vorbereitet, was kommen soll. Ein kurzer Scan der Überschrift zeigt wichtige Informationen darüber, wer an dem Thema beteiligt ist, was angesprochen wird und wann das Memo gesendet wurde. Durch ein einheitliches Kopfformat können Mitarbeiter und Mitarbeiter diese nützlichen Dokumente leicht lesen, verstehen und einreichen.
Formatieren Sie jedes Memo auf dieselbe Art und Weise mit bis zu Datum und Betreffzeilen, die eindeutig gekennzeichnet sind. Diese Elemente sollten in separaten Zeilen und in Großbuchstaben gedruckt werden.
Geben Sie den Namen und die Titel aller Absender und Empfänger in den Abschnitten "An" und "Von" des Memos ein. Sie müssen Herrn oder Frau in einem Memo nicht verwenden, obwohl Dr. gelegentlich verwendet wird. Geben Sie den Vor- und Nachnamen jeder Person an, um Verwirrung zu vermeiden.
Tragen Sie das aktuelle Datum in den Abschnitt "Datum" der Überschrift ein. Schließen Sie nicht den Tag der Woche ein, sondern das Jahr.
Schreiben Sie eine kurze und informative Betreffzeile. Vermeiden Sie Betreffs mit einem oder zwei Wörtern, die nicht genügend Informationen vermitteln, wie z. B. „Unternehmensaktualisierung“. Wählen Sie einen Betreff aus, über den Ihre Empfänger genau wissen können, worum es sich bei dem Memo handelt, wie z. B. „Aktualisierung des Firmenkleidungscodes“.
Tipps
-
Die Überschriftenelemente können beliebig neu angeordnet werden. Einige Unternehmen ziehen es vor, die Betreffzeile in der Überschrift höher zu setzen. Was auch immer Sie wählen, halten Sie es von einem Memo zum nächsten konsistent.
Wenn Sie ein vorgedrucktes Notizblatt verwenden und die Details von Hand schreiben, müssen Sie keinen Doppelpunkt nach jedem Element der Überschrift einfügen.
