Die Geschäftskorrespondenz ist in der Regel knapp und gut organisiert. Die Gedanken des Schriftstellers werden so präzise dargestellt, dass sie auf eine Seite passen. Es gibt jedoch Zeiten, in denen die Nachricht, die Sie übermitteln müssen, zwei Seiten erfordert. Durch die korrekte Formatierung der zweiten Seite Ihres Geschäftsbriefs wird sichergestellt, dass der Leser Ihre letzten Gedanken nicht übersieht.
Formatieren der Kopfzeile der zweiten Seite
Das Header-Format der zweiten Seite liegt bei Ihnen, es sollte jedoch immer mindestens den vollständigen Namen der Person enthalten, an die der Brief geschrieben wird. Der Header der zweiten Seite kann auch die Seitennummer und das Datum des Briefes enthalten.
Einige Autoren ziehen es vor, eine einzige Zeile auf der zweiten Seite ihres Geschäftsbriefs zu verwenden. Dies wird als horizontales Format bezeichnet. Zum Beispiel geben sie den Namen des Empfängers am äußersten linken Rand ein, zentrieren die Seitennummer und geben das Datum rechts am rechten Rand ein. Bei diesem Format scheint es, als würden Sie drei Spalten erstellen.
Eine andere Möglichkeit, die zweite Seite zu formatieren, ist die Verwendung des Blockformats. Dies bedeutet, dass Sie den Namen des Empfängers in die oberste Zeile unter dem 1-Zoll-Rand und dann die Seitennummer in der nächsten Zeile und das Datum in der dritten Zeile eingeben. Zum Beispiel:
Mr. Davey Jones
Seite 2
1. Oktober 2018
Anstatt den rechtsbündigen Rand zu verwenden, tippen Sie einfach über den Mittelpunkt der Seite bis fast zum rechten Rand. Wenn die Leser die zweite Seite betrachten, sehen sie als Erstes ihren Namen, die Seitennummer und das Datum. Wenn Sie also die erste und zweite Seite heften, deckt der geheftete Bereich nicht die Überschrift auf der zweiten Seite ab.
Sobald Sie die Überschrift eingerichtet haben, sollten Sie drei leere Zeilen vor dem Rest Ihres Geschäftsbriefs lassen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Text haben, um eine zweite Seite zu rechtfertigen. Wenn Sie nur eine oder zwei zusätzliche Zeilen haben, versuchen Sie, Ihren Brief so zu schneiden, dass er auf eine Seite passt. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie die zweite Seite Ihres Briefes nicht mitten in einem Satz beginnen. Beginnen Sie nach Möglichkeit einen neuen Absatz auf der zweiten Seite, damit Ihr Brief besser fließt.
Erstellen des zweiten Seitenrandes
Wenn Sie einen zweiseitigen Geschäftsbrief haben, möchten Sie möglicherweise die beiden Seiten zusammenheften. Es ist jedoch akzeptabel, wenn Sie die beiden Seiten Ihres Briefes einfach so falten, dass sie in den Umschlag passen. Wenn Sie die Seiten zusammenheften, weiß der Leser offensichtlich, dass Ihre Nachricht mehr enthält als der Inhalt der ersten Seite. Wenn Sie jedoch nicht heften möchten, stellen Sie sicher, dass Sie die Formatierung weit genug vom oberen Rand der zweiten Seite beginnen, damit der Leser erkennt, dass die zweite Seite genauso wichtig ist wie die erste. Ein 1-Zoll-Rand vom oberen Rand der Seite ist üblich. Dort beginnen Sie mit der zweiten Seitenüberschrift.
Richten Sie die Informationen des Adressaten ein
Da die zweite Seite Ihres Geschäftsbriefs den Namen des Empfängers enthält, ist es wichtig, dass der Name des Empfängers auf der ersten Seite des Schreibens richtig geschrieben ist, gefolgt von ihrem korrekten Titel und der Postanschrift. Auf der ersten Seite Ihres Geschäftsbriefs folgen die Daten des Empfängers dem Datum und Ihrer Rücksendeadresse.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Informationen des Empfängers richtig geschrieben werden, besuchen Sie die Website des Unternehmens oder rufen Sie den Sekretär oder die Rezeption des Unternehmens an. Riskieren Sie nicht, sich selbst in Verlegenheit zu bringen und möglicherweise den Adressaten durch falsche oder veraltete Informationen zu beleidigen.
