Ordentliche Desktops und ordentliche Schreibtischschubladen kratzen nur die Oberfläche dessen, was gute Organisation bedeutet. Um Ihre Mitarbeiter zu organisieren, müssen Sie häufig hinter die Kulissen gehen und die Büroorganisation von innen nach außen angehen. Es kann auch bedeuten, ein wenig kreatives Denken sowie traditionelle und offensichtliche Maßnahmen in Ihre Herangehensweise bei der Organisation der Mitarbeiter einzubeziehen.
Stoppen Sie das Multitasking
Auch wenn Multitasking anscheinend ein guter Weg ist, um mehr Arbeit zu erledigen, verringert die gleichzeitige Arbeit mit mehreren Aufgaben die Produktivität und behindert Ihre Bemühungen, Mitarbeiter zu organisieren. Laut der American Management Association kann der Netto-Produktivitätsrückgang bis zu 75 Prozent betragen. Stellen Sie eine klare Regel auf, die Ihre Mitarbeiter dazu auffordert, Aktivitäten und Aufgaben zu priorisieren und zuerst an der Aufgabe oder Aktivität mit der höchsten Priorität zu arbeiten. Dies verbessert nicht nur die Produktivität und reduziert Stress, sondern führt auch zu einem besser organisierten Arbeitsablauf.
Richten Sie ein Informations-Repository ein
Identifizieren und Einrichten eines zentralen Speicherorts, z. B. eines webbasierten Anwendungsframeworks oder eines gemeinsam genutzten Netzlaufwerks, zum Speichern von Formularen, Dokumentvorlagen, Kopien von Unternehmensrichtlinien und anderen Informationen, die Mitarbeiter häufig verwenden oder auf diese zugreifen. Ein Speicherort für das Speichern von Informationen, auf die häufig zugegriffen wird, erleichtert den Zugriff und sorgt dafür, dass alle organisiert sind. In gleicher Weise informiert ein zentraler, gemeinsamer Firmen- oder Abteilungskalender alle über das Geschehen und unterstützt die Mitarbeiter bei der Erstellung von Tages- und Wochenplänen.
Meetings und Kommunikation
Setzen Sie klare Erwartungen, delegieren Sie Aufgaben und teilen Sie wenn möglich Änderungen mit. Wenn Sie den Mitarbeitern mitteilen, was Sie erwarten und woran sie arbeiten sollen, können Sie die Planung vorbereiten und die Organisation verbessern. Halten Sie wöchentlich oder monatlich Einzel- und Gruppensitzungen ab, um den Fortschritt beim Erreichen der zugewiesenen Ziele zu bewerten.Sprechen Sie gute Organisation direkt durch Workshops, vorgestellte Referenten und die Arbeit mit Mitarbeitern an, die Schwierigkeiten haben, ihre organisatorischen Fähigkeiten zu verbessern. Fordern Sie die Notiz während einer Besprechung an, um die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass Vergesslichkeit eine gute Organisation beeinträchtigt.
Planen Sie Zeit ein
Fordern Sie die Mitarbeiter auf, am Ende eines jeden Tages 15 Minuten für die Planung vorzusehen. Fügen Sie jeden Freitagnachmittag zusätzlich 15 Minuten hinzu, um den Zeitplan der nächsten Woche zu überprüfen und sich auf die kommende Woche vorzubereiten. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern dabei helfen, ihre Planungsfähigkeiten zu verbessern, verbessern Sie auch die Organisation, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Materialien oder Informationen im Voraus vorzubereiten. Mithilfe der Vorausplanung können die Mitarbeiter auch erkennen, wo sie sich möglicherweise zu sehr in einen Arbeitstag einfügen, was darauf hinweist, dass die täglichen Ziele neu festgelegt oder um Hilfe gebeten werden müssen.
