Escrow-Fonds sind Beträge, die von einem Käufer oder Verkäufer auf einem neutralen Treuhandkonto Dritter hinterlegt werden, auf dem das Geld bis zum Abschluss eines Escrow aufbewahrt wird. Auf einem Treuhandkonto gehaltene Fonds gelten als treuhänderisch verwaltet. Sie können nur mit schriftlicher Genehmigung aller Treuhandparteien ausgezahlt werden. Es gelten strikte Regeln für die Art des Kontos, auf dem sie geführt werden müssen, sowie für die Aufzeichnungen.
Artikel, die Sie benötigen
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Fiktive Geschäftsnamenanmeldung
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Bundesidentifikationsnummer
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Unternehmensauflösung zur Einrichtung eines Kontos
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Doppelte Buchführung mit Nebenbüchern
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Anfängliche Bankeinlage
Richten Sie ein Vertrauenskonto ein
Wenden Sie sich bezüglich der Einrichtung eines Treuhandkontos an eine Geschäftsbank. Die meisten Geschäftsbanken bieten diesen Service sowie Geschäftsbanken an. Es ist ein separates Konto, das nur für erhaltene Treuhandgelder verwendet und ausgezahlt werden darf. Die meisten Banken fragen nach einer fiktiven Erklärung zur Hinterlegung des Geschäftsnamens, wenn das Treuhandkonto im Namen einer anderen Person als einer Einzelperson eingerichtet ist. Sie werden auch nach einer Bundesidentifikationsnummer für das Unternehmen fragen. Diese erhalten Sie vom Internal Revenue Service. Wenn das Konto von einer Gesellschaft eröffnet wird, benötigt die Bank eine Kopie des Gesellschaftsbeschlusses, der die Einrichtung des Kontos gestattet. Das Konto muss im Titel auch "Vertrauenskonto" angeben.
Machen Sie die erste Einzahlung auf das Treuhandkonto. Die staatlichen Gesetze unterscheiden sich darin, wie viel Geld der Kontoinhaber auf ein Treuhandkonto einzahlen kann. Dadurch wird vermieden, dass Geld zwischen dem Kontoinhaber und den Kundeneinlagen gemischt wird. In Kalifornien beträgt die maximale Einzahlung eines Eigentümers auf ein Treuhandkonto 200 US-Dollar. Sie sollten sich an Ihre staatliche Abteilung der Unternehmen wenden, um die geltenden Grenzwerte festzulegen.
Richten Sie ein Buchhaltungssystem für das Treuhandkonto ein. Das System muss ein Hauptbuch enthalten, aus dem alle Einzahlungen und Abbuchungen des Kontos einschließlich etwaiger Bankgebühren und Gebühren ersichtlich sind. Das Ledger muss außerdem für jede durchgeführte Transaktion ein Nebenbuch enthalten. Wenn beispielsweise bei einem Hauskauf ein Treuhandkonto eröffnet wird, sollte ihm eine Identifikationsnummer zugewiesen werden. Diese Nummer wird in das Nebenbuch eingetragen, wo Einzahlungen oder Abhebungen auf diesem Treuhandkonto gesondert im Nebenbuch erfasst werden müssen.
Aufzeichnungen für Treuhandfonds
Hinterlegen Sie die erhaltenen Treuhandgelder auf dem Treuhandkonto. Geben Sie den Kunden immer eine Kopie für den Erhalt des Geldes, das sie Ihnen gegeben haben, sowie eine Kopie des Einzahlungsscheins, der an die Bank ausgestellt wurde. Behalten Sie auch eine Kopie der Anzahlung für Ihre Unterlagen.
Machen Sie eine Eingabe in das Hauptbuch, aus der die erhaltenen Gelder hervorgehen, sowie in das Nebengeschäft, das der spezifischen Transaktion zugeordnet ist, die sich auf die eingezahlten Gelder bezieht.
Rechnen Sie jeden Monat alle Nebenbücher so ab, dass die Summe aller Nebenbücher dem Hauptbuchstand des Treuhandkontos entspricht.
Auszahlung von Treuhandgeldern und Kontostand
Geben Sie das Geld aus, indem Sie einen Scheck gegen das Treuhandkonto an denjenigen ausstellen, der befugt ist, das Geld zu erhalten.
Machen Sie eine Eingabe in das Hauptbuch, in der die ausgezahlten Mittel aufgeführt sind, sowie in das Nebenbuch, in dem die gleiche Auszahlung angezeigt wird.
Saldieren Sie das Konto am Ende der Transaktion, indem Sie sicherstellen, dass im Nebenbuch der Transaktion ein Null-Saldo angezeigt wird. Wenn beispielsweise während des Treuhandvertrags eine Einzahlung in Höhe von 5.000 USD eingegangen ist und gehalten wird, sollte dieser Betrag bei Abschluss der Transaktion ausgezahlt werden, so dass der Kontostand des Treuhandkontos für diese Transaktion gleich Null ist
Stimmen Sie das Treuhandkonto am Monatsende mit dem Bankkonto ab. Zum Beispiel sollte der Kontostand des Treuhandkontos dem angepassten Kontostand des Bankkontos am Ende jedes Monats entsprechen. Der angepasste Kontostand des Bankkontos ist der Endsaldo pro Kontoauszug zuzüglich noch nicht ausgewiesener Einlagen der Bank abzüglich der noch nicht von der Bank eingelösten Schecks.
Tipps
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Es gibt verschiedene Buchhaltungssysteme, die speziell für Treuhandkonten entwickelt wurden. Wenden Sie sich an Ihren Steuerberater vor Ort, um Rat bei der Einrichtung eines Systems zur Aufbewahrung von Treuhandkonten zu erhalten.
Warnung
Achten Sie darauf, dass Sie Ihr persönliches Geld niemals mit einem Treuhandkonto zusammenlegen. Dies bedeutet, dass keine persönlichen oder Unternehmensgelder auf ein Treuhandkonto eingezahlt oder Treuhandgelder für den persönlichen Gebrauch abgezogen werden.
