Damit Arbeitnehmer bezahlt werden können, müssen die meisten Arbeitgeber eine Lohnabrechnung durchführen. Obwohl die Lohnabrechnung eine äußerst detaillierte Aufgabe sein kann, bleiben die Schritte im Allgemeinen gleich. Es erfordert gute Konzentration und mathematische Fähigkeiten sowie solide organisatorische Fähigkeiten, um eine Gehaltsabrechnung effektiv und genau zu verarbeiten.
Stundenlohn
Der erste Schritt der Personalabrechnung ist die Berechnung der Löhne für jeden Mitarbeiter. Die häufigsten Zahlungszyklen sind wöchentlich, zweiwöchentlich, halbmonatlich und monatlich. Mitarbeiter werden stündlich oder wöchentlich bezahlt. In den meisten Unternehmen müssen stündlich Mitarbeiter ein Arbeitszeitblatt ausfüllen, das am Ende jeder Woche eingereicht wird. Der Lohnbuchhalter muss sicherstellen, dass der Angestellte und sein Vorgesetzter / Mitarbeiter das Arbeitszeitblatt unterschreiben. Wenn nicht, ist es ungültig. Normalerweise werden reguläre, persönliche / kranke oder Urlaubszeiten auf dem Arbeitszeitblatt erfasst und zum regulären Entgelt bezahlt. Überstundenbezüge sollten auf dem Arbeitszeitblatt aufgeführt sein und zur Zeit von anderthalb Stunden bezahlt werden.
Lohnabhängiges Gehalt
Angestellte werden normalerweise zweiwöchentlich, halbmonatlich oder monatlich bezahlt. Sie müssen kein Arbeitszeitblatt ausfüllen, da sie an jedem Zahltag die gleiche Stundenanzahl erhalten. Die Stunden eines Angestellten ändern sich nur dann, wenn sie eine Gehaltsänderung hatten oder anteilig bezahlt werden sollen (dies kann aufgrund einer Kündigung oder anderer unbezahlter Tage sein). Normalerweise muss der Gehaltsabrechnungsprofi keine Änderungen an der Bezahlung eines Angestellten vornehmen, da das System den fälligen Betrag automatisch bezahlt.
Leistungen
Mitarbeiter können sich für die Krankenversicherung, 401k oder Cafeteria des Unternehmens entscheiden. Diese Beträge werden in der Regel von dem Betrag abgezogen, der geändert werden muss, es sei denn, der Arbeitnehmer ändert seine Abzüge. In diesem Fall sollte er die Änderungen schriftlich dem Abrechnungsprofi mitteilen. Wenn die Änderungen rechtzeitig übermittelt werden, werden sie bei der nächsten Abrechnung wirksam.
Steuern
Gesetzlich müssen sowohl der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeber Lohnsteuern zahlen; Der Arbeitnehmer und der Arbeitgeber müssen Bundes- und in der Regel staatliche Steuern zahlen. In einigen Bundesstaaten müssen auch County-Steuern bezahlt werden. Einige Unternehmen verwenden eine Gehaltsabrechnungssoftware, die diese Steuern berechnet und die Beträge automatisch von den Gehaltsschecks der Mitarbeiter abzieht. Der Lohn- und Gehaltsabrechnungsspezialist ist auch für die Hinterlegung von Steuern bei der Regierung, für die Einreichung vierteljährlicher und jährlicher Steuern sowie für die Ausgabe jährlicher W2-Beträge an die Mitarbeiter verantwortlich.
Personalabrechnung
Sobald die zu bezahlenden Stunden im System erfasst sind, muss der Personalberater die Informationen noch einmal überprüfen. Sie kann Berichte vom System aus ausführen und sie zur Fehlerprüfung verwenden. Fehler, die vor Abschluss der Abrechnung entdeckt wurden, können korrigiert und in der aktuellen Abrechnung berücksichtigt werden. Sobald die Abrechnung geschlossen ist, können Änderungen oder Anpassungen manuell vorgenommen werden (z. B. eine manuelle Prüfung) oder bei der nächsten Abrechnung angepasst werden.
