Eine Hausbesitzer-Vereinigung ist eine Gruppe, die die Nachbarschaft verwaltet. Es überwacht die Verpflichtungen und setzt Regeln innerhalb der Nachbarschaft durch. Es verwaltet auch die Finanzen der Gemeinde sowie Dienstleistungen wie Instandhaltung und Landschaftsgestaltung. Viele Verbände werden mindestens einmal im Jahr regelmäßig Vorstandssitzungen und gemeinschaftsweite Sitzungen abhalten.
Rufen Sie das Meeting zur Bestellung an. Der Präsident des Vereins sollte dies tun. Dies ist ein Zeichen für den Raum, ruhig zu werden und offiziell zu beginnen.
Ein Quorum einrichten. Eine Mehrheit der Vorstandsmitglieder muss bei der Sitzung anwesend sein, damit Abstimmungen stattfinden können. Ein Quorum wird zu Beginn festgelegt und vom Sekretär aufgezeichnet.
Genehmigen Sie das Protokoll der vorherigen Besprechung. Den Vorstandsmitgliedern wurden in der Regel Kopien des Protokolls der letzten Sitzung vor Beginn dieser Sitzung zur Verfügung gestellt. Das Protokoll wird von einem Boardmitglied genehmigt, das einen Antrag stellt, wobei dieser Antrag von einem anderen Mitglied und allen anderen Boardmitgliedern unterstützt wird.
Überprüfen Sie den Finanzbericht.Der Schatzmeister des Vereins wird sich mit wichtigen Fragen zu den Finanzen des Vereins befassen, einschließlich der Höhe der eingezahlten Beiträge sowie der Ausgaben seit der letzten Sitzung.
Hören Sie den Bericht des Managers. Dies sind Informationen des Community-Managers über alle Vorgänge in der Community seit der letzten Sitzung sowie alle interessanten Punkte, die der Vorstand für ihre Aktion oder Abstimmung zur Kenntnis bringen sollten.
Bewerten Sie die Berichte des Ausschusses. Insbesondere in größeren Gemeindeverbänden gibt es Ausschüsse für verschiedene Aufgaben in der Gemeinschaft, z. B. die Veröffentlichung eines Newsletters, das Organisieren von Aktivitäten oder das Verwalten von Wartungsaufgaben. Diese Berichte werden während des Meetings kurz zusammengefasst.
Überdenken Sie jedes alte Geschäft, das noch nicht abgeschlossen ist, oder warten Sie auf eine endgültige Entscheidung des Vorstands.
Bitten Sie um Berichte über neue Geschäfte, die dem Verwaltungsrat zur Kenntnis gebracht werden müssen. Über diese Aufgaben kann in der Sitzung abgestimmt werden, oder sie können zur Tagesordnung für die nächste geplante Sitzung hinzugefügt werden.
Eröffnen Sie das Wort für Kommentare von Verbandsmitgliedern. Während dieser Zeit kann jedes Mitglied mit Bedenken, Beschwerden oder Vorschlägen von den Vorstandsmitgliedern angehört werden.
Verlängern Sie das Meeting, indem Sie den Zeitpunkt und den Ort des nächsten Meetings bekannt geben und das aktuelle Meeting offiziell beenden.
Tipps
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Stellen Sie vor dem Meeting den Mitgliedern des Vorstands Berichte zur Verfügung, die einer Genehmigung bedürfen. Dies spart Zeit während des Meetings.
