Es gibt mehrere Gründe, warum ein Mitarbeiter einen Nachweis benötigt, dass er für Sie arbeitet. Normalerweise ist dies darauf zurückzuführen, dass jemand - beispielsweise ein Vermieter - die Bestätigung wünscht, dass Ihr Mitarbeiter einen Job hat und ein stabiles Einkommen hat. Ausländische Mitarbeiter benötigen möglicherweise ein Bestätigungsschreiben, um ein Visum zu erhalten. Das Schreiben des Briefes ist nicht kompliziert, solange Sie vorsichtig sind und keine vertraulichen Informationen preisgeben.
Vorlagen und Formulare
Prüfen Sie, ob Ihre Personalabteilung über eine standardisierte Vorlage für Bestätigungsbriefe verfügt. Dies ist vor allem in größeren Unternehmen üblich. Durch die Vorlage kann der Autor schneller fertig werden, und HR muss sich keine Sorgen darüber machen, dass der Brief etwas Falsches sagt. Wenn das Schreiben den Angestellten für eine Art von staatlichen Leistungen qualifiziert, hat die beteiligte Agentur möglicherweise ein standardisiertes Formular. Es liegt an dem Mitarbeiter, das Formular einzureichen, woraufhin Sie es ausfüllen.
Halten Sie es formell
Ein Bestätigungsbrief ist nicht freundlich und es ist kein kreatives Schreiben. Es ist reine Geschäftstätigkeit. Senden Sie es auf Ihrem Firmenbriefkopf in einem Standardgeschäftsformat. Unterschreiben Sie es wie jeder andere Geschäftsbrief. Eine Betreffzeile - "Beschäftigungsüberprüfung für Jane Doe" - informiert den Empfänger über das Thema. In dem Text sagen Sie dem Empfänger, dass Jane Doe tatsächlich für Sie arbeitet und wie hoch ihr Gehalt ist, falls erforderlich. Wenn Sie an Immigration schreiben, müssen Sie möglicherweise auch Einzelheiten dazu angeben, wie lange sie für Sie gearbeitet hat und welche beruflichen Pflichten sie haben.
Beachte die Regeln
Erkundigen Sie sich bei Ihrer Personalabteilung nicht nur nach verfügbaren Vorlagen, sondern auch nach den erforderlichen Verfahren. Es kann beispielsweise eine Unternehmensregel sein, dass der Mitarbeiter, bevor Sie einem Mitarbeiter Informationen übermitteln, diese schriftlich genehmigen muss. Beschränken Sie den Brief auf die nackten Fakten, nach denen Sie gefragt werden: Wenn der Brief keine Gehaltsangaben verlangt, geben Sie keine an. Vermeiden Sie spontane Kommentare über die Persönlichkeit oder Leistung eines Mitarbeiters, die Sie möglicherweise beißen könnten.
Dinge, auf die Sie achten sollten
Überprüfungsschreiben klingen routinemäßig, aber wichtige Entscheidungen - Bekommt Ihr Mitarbeiter eine Wohnung oder eine Versicherung? - kann an ihnen hängen. Antworten nicht einfach wegwerfen: Informieren Sie sich über die Beschäftigungsdaten oder das Gehalt aus Ihren Unternehmensunterlagen, bevor Sie sie zu Papier bringen. (Lesen Sie den Brief vor dem Versenden durch, oder lesen Sie den Personalreferat.) Wenn Sie 50.000 US-Dollar eingeben, wenn das Gehalt Ihres Angestellten 60.000 US-Dollar beträgt, kann dies Auswirkungen auf die Wohnung haben.
