Wenn Sie einen Verkauf für eine Ware oder eine Dienstleistung tätigen, aber nicht sofort die vollständige Zahlung leisten, legen Sie eine Forderung an. Forderungen sind Vermögenswerte, die in Form von Ihnen geschuldeten Zahlungen einen monetären Wert für Ihr Unternehmen darstellen. Best Practices erfordern, dass Sie diese in Ihren Büchern verbuchen. Sehr kleine Unternehmen arbeiten manchmal auf Bargeldbasis, aber dieses System kann mit Forderungen nicht umgehen. Daher müssen Sie stattdessen die übliche Abgrenzungsgrundlage verwenden. Dazu müssen Sie für jede Transaktion mehrere Kontenbücher eingeben.
Erstellen Sie ein Debitorenkonto und ein Ledger. Da es sich um Vermögenswerte handelt, können Sie die Forderungen zwar technisch in Ihrem Konto für Hauptvermögen verbuchen, aber die Vermögenswerte des Unternehmens sind vielfältig und dieses Konto kann mit der Zeit unhandlich werden. Erstellen Sie für eine saubere Aufbewahrung ein separates Tochterkonto, das speziell für Forderungen eingerichtet ist. Sie können dann alle Ihre Daten in diesem Ledger eingeben und diese bei der Erstellung von Finanzberichten einfach in das Konto des Hauptbestands einfügen.
Zeichnen Sie zuerst jeden Verkauf auf, der eine Forderung in Ihrem Konto für Einnahmenkonto erstellt, wie Sie es im Allgemeinen tun würden. Der Verkauf wird als Gutschrift in der rechten Spalte angezeigt, da die Gutschrift ein Ertragskonto erhöht.
Notieren Sie in Ihrem Debitorenbuch die Entstehung der Forderung für den gleichen Dollarbetrag wie den Verkaufspreis, außer hier in der linken Spalte als Lastschrift. Dieser Eintrag gibt an, dass Sie Geld geschuldet haben und noch nicht bezahlt wurden.
Aktualisieren Sie den Eintrag in Ihrem Debitorenbuch, wenn Sie tatsächlich eine Zahlung erhalten. Zahlungen als Kredite aufzeichnen; Die vollständige Zahlung sollte den Wert der Forderung perfekt ausgleichen. Verwenden Sie Rechnungs- oder Tracking-Nummern, um Zahlungen korrekt den korrekten Forderungen zuzuordnen.
Überweisen Sie Ihr Geldkonto für den Zahlungsbetrag. Dies zeigt an, dass der reduzierte Wert Ihres Vermögens durch eine Erhöhung der liquiden Mittel ausgeglichen wurde.
Legen Sie in Ihrem Debitorenbuch ein neues Segment mit dem Titel "Wertberichtigungen für uneinbringliche Forderungen" an. Dies dient als Gegenstück zu Ihrem Forderungskonto. Ihr Zweck besteht darin, "schlechte", "unrealisierbare" oder "uneinbringliche" Schulden zu schätzen, von denen Sie erwarten, dass sie sie nicht eintreiben können.
Schätzen Sie den Wert der in der kommenden Periode erwarteten Forderungsausfälle. Um eine gute Schätzung zu erhalten, verwenden Sie, sofern verfügbar, Branchenstatistiken oder verlassen Sie sich auf Ihre bisherigen Erfahrungen, die Erfahrungen der Kollegen in der Branche oder eine Einschätzung der aktuellen wirtschaftlichen Bedingungen in Ihrem Markt. Geben Sie Ihre geschätzten Forderungsausfälle als Gutschrift in das Zulagen-Ledger ein und geben Sie den gleichen Betrag wie eine Belastung in Ihrem Ausgabenkonto ein.
Passen Sie den Wert Ihrer Forderungen mindestens einmal pro Abrechnungszeitraum nach unten an, indem Sie den Wert der zweifelhaften oder uneinbringlichen Forderungen, die Sie in Ihrem Zulagen-Ledger geschätzt haben, verwenden und diesen Betrag von Ihrem Gesamtbetrag im Forderungs-Ledger abziehen. Die neue Summe bildet eine Zahl, die als "Nettoveräußerungswert" oder "Netto-Forderung" bezeichnet wird, und stellt die Forderungen dar, die Ihnen gegenüber schuldig sind und die Sie realistischerweise mit dem Einzug erwarten.
Tipps
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Summieren Sie Ihre Forderungen jederzeit, um den Gesamtwert der Forderungen Ihres Unternehmens zu sehen. Verwenden Sie diese Informationen als Referenz, um zu vermeiden, dass Sie auf kurze Sicht zu viel Geld ausgeben, das Sie noch nicht gesammelt haben.
Als Alternative zur Methode der Wertberichtigung für die Schätzung von Forderungsausfällen können Sie eine viel einfachere Methode verwenden, die als Direktabschreibung bezeichnet wird. Bei dieser Methode schreiben Sie schlechte Forderungen einfach in voller Höhe auf den vollen Wert, wenn Sie sie für uneinbringlich halten, und erstellen eine entsprechende Belastung auf Ihrem Spesenkonto. Dies ist aus steuerlichen Gründen einfacher als die Verwendung der Zulagenmethode und erfordert weniger Dateneingabe, ist jedoch weniger leistungsfähig und weniger flexibel. Die Zulagenmethode wird normalerweise bevorzugt.
